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Benutzungsordnung

für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005


Vorbemerkung zum Sprachgebrauch: Nach Art 3 Abs. 2 des Grundgesetzes sind alle Frauen und Männer gleichberechtigt. Daher gelten alle Personen- und Funktionsbezeichnungen für Frauen und Männer in gleicher Weise.

Aufgrund des Art. 5 § 3 Satz 1 des Konkordats mit dem Heiligen Stuhl (BayRS 2220-1-K) und in Anlehnung an Art. 14 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Archivgesetz vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl S. 521), sowie § 4 Abs. 2 Satz 4 des Statuts für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005 erlässt die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt folgende Ordnung:

 

Inhaltsübersicht

I. Allgemeines
1. Geltungsbereich

II. Benutzung

2. Nutzungsberechtigte
3. Nutzungszweck
4. Benutzungsantrag
5. Benutzungsgenehmigung
6. Verkürzung und Verlängerung von Schutzfristen
7. Benutzung im Universitätsarchiv
8. Reproduktionen
9. Versendung von Archivgut
10. Belegexemplar

III. Benutzungsgebühren

11. Gebühren und Auslagen
12. Höhe der Benutzungsgebühren, Auslagen
13. Gebührenbefreiung
14. Fälligkeit, Vorschüsse

IV. Schlussbestimmung

15. Inkrafttreten

 

I. Allgemeines

1. Geltungsbereich
1.1 Diese Ordnung gilt für die Benutzung des im Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt verwahrten Archivguts.
1.2 Bei der Benutzung von Archivgut, das dem Archiv von Dritten überlassen wurde, gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Ordnung vor.
1.3 Die für die Benutzung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten für die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.

II. Benutzung

2. Nutzungsberechtigte
2.1 Das Archivgut steht nach Maßgabe des Bayerischen Archivgesetzes und dieser Benutzungsordnung natürlichen und juristischen Personen sowie Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen für die Benutzung zur Verfügung.
2.2 Minderjährige können zur Benutzung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt.
3. Nutzungszweck
Das Archivgut kann benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.
4. Benutzungsantrag
4.1 Die Benutzung ist beim Universitätsarchiv schriftlich zu beantragen.
4.2 Beim Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers, sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.
4.3 Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Benutzungsordnung zu verpflichten.
4.4 Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.
4.5 Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.
5. Benutzungsgenehmigung
5.1 Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Leiter des Universitätsarchivs. Sie gilt nur für das laufende und das darauf folgende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck.
5.2 Die Benutzungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit 1. Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt und/oder ihres Trägers gefährdet würden, 2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen, 3. Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern, 4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde, 5. durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde. Im Fall von Satz 1 Nr. 1 holt das Universitätsarchiv vor der Erteilung der Benutzungsgenehmigung die Zustimmung des Präsidenten der Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt bzw. der Stiftung Katholische Universität Eichstätt ein.
5.3 Die Benutzungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn 1. der Zweck der Benutzung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benutzung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist, 2. das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benutzung benötigt wird, 3. der Benutzer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Benutzungsordnung bietet.
5.4 Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie statistische Auswertungen beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.
5.5 Archivgut ist von der Benutzung ausgeschlossen, solange es § 5 Abs 2 des Statutes des Universitätsarchives unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist. Mit Ausnahme von Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren, bleibt Archivgut, das nicht der Schutzfrist gemäß Art. 10 Abs. 3 Sätze 2 bis 6 BayArchivG unterliegt, für die Dauer von 10 Jahren seit seiner Entstehung  von der Benutzung ausgeschlossen.
5.6 Die Benutzungsgenehmigung kann auch dann widerrufen werden, wenn Angaben im Benutzungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Benutzungsordnung nicht eingehalten wird. Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden.
6. Verkürzung und Verlängerung von Schutzfristen
6.1 Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich beim Leiter des Universitätsarchivs zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach Art. 10 Abs. 4 Satz 2 BayArchivG hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.
6.2 Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Leiter des Universitätsarchiv. Dieser holt die Zustimmung der abgebenden Stelle oder ihres Funktionsnachfolgers ein.
7. Benutzung im Universitätsarchiv
7.1 Die Benutzung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Universitätsarchivs. Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.
7.2 Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.
7.3 Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig. Handschriftliche Notizen dürfen nur mit Bleistift angefertigt werden.
7.4 Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Universitätsarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.
7.5 Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benutzung, wie Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer oder beleuchtete Leselupe, ist erlaubt, wenn dadurch weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird.
8. Reproduktionen
8.1 Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe des § 5 erfolgen. Reproduktionen werden durch das Universitätsarchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt.
8.2 Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Universitätsarchivs zulässig.
8.3 Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Universitätsarchiv und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben.
9. Versendung von Archivgut
9.1 Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Universitätsarchivs besteht kein Anspruch.Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu dienstlichen Zwecken von einer Stelle bzw. Einrichtung der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
9.2 Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.
9.3 Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.
10. Belegexemplar
Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Universitätsarchivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

III. Benutzungsgebühren

11. Gebühren und Auslagen
11.1 Für die Inanspruchnahme des Universitätsarchivs werden Gebühren und Auslagen (Benutzungsgebühren) erhoben.
11.2 Schuldner der Benutzungsgebühren sind der Benutzer und derjenige, in dessen Interesse die Inanspruchnahme erfolgt, sowie derjenige, der die Schuld gegenüber dem Archiv schriftlich übernimmt. Mehrere Schuldner haften als Gesamtschuldner.
12. Höhe der Benutzungsgebühren, Auslagen
Für die Vorlage oder Versendung von Archivgut, die Erteilung mündlicher oder schriftlicher Fachauskünfte, die Erstellung von Gutachten und für sonstige Tätigkeiten sowie die Anfertigung von Reproduktionen werden die Gebühren und Auslagen in Anlehnung an die jeweils gültigen Bestimmungen in den staatlichen Archiven Bayerns erhoben.
13. Gebührenbefreiung
13.1 Gebühren nach § 12 werden nicht erhoben bei Benutzungen 1. durch Dienststellen und Einrichtungen der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt und ihren Träger zu dienstlichen Zwecken, 2. für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche und unterrichtliche Zwecke, 3. in Amts- und Rechthilfesachen für den Bund und die Länder der Bundesrepublik Deutschland, 4. für rechtliche Forschungen durch zentrale Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften sowie der Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährt wird, 5. durch Behörden des Freistaates Bayern zu dienstlichen Zwecken.
13.2 Abs. 1 gilt nicht für Gebühren für die Anfertigung von Reproduktionen.
14. Fälligkeit, Vorschüsse
14.1 Die Gebühren und Auslagen werden mit dem Tätigwerden des Universitätsarchivs fällig.
14.2 Das Universitätsarchiv kann einen angemessenen Vorschuss auf die Gebühren und Auslagen verlangen und von dessen Bezahlung seine Tätigkeit abhängig machen.

IV. Schlussbestimmung

15. Inkrafttreten
Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.
Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 15. Dezember 2004. Diese Ordnung wurde am 09. März 2005 in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt niedergelegt. Die Niederlegung wurde am gleichen Tag in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt bekannt gemacht. Tag der Bekanntmachung ist daher der 09. März 2005.