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Informationen und Dokumente für Vergaben


Vor einer Beschaffung

Die Beschaffung an der KU ist grundsätzlich dezentral organisiert. Die verschiedenen Fakultäten, Zentren und Abteilungen können also oftmals selbstständig einen Vergabeprozess starten. Hierzu ist jedoch Grundwissen nötig, da die KU als öffentlicher Auftraggeber an diverse Gesetze, Verordnungen und Richtlinien gebunden ist. Unter anderem sind dies das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) und die Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA).

In der Beschaffungsrichtlinie der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt sind der Ablauf und die Zuständigkeiten einer Beschaffung im Hinblick auf verschiedene Wertgrenzen beschrieben. Aufgrund der sehr komplexen Vergabethematik tauchen immer wieder Fragen und Unsicherheiten auf. Mit Kenntnis der Beschaffungsrichtlinie und Nutzung der hier angebotenen verschiedenen Formulare (die immer wieder erweitert und aktualisiert werden) können Sie allerdings schon einen Großteil von diversen Fallstricken und Fehlern in der öffentlichen Beschaffung umgehen. Bei zusätzlichem Beratungsbedarf können Sie sich jederzeit im Referat II/4 melden. Wir helfen ihnen immer gerne weiter.

Dateisymbol Beschaffungsrichtlinie

Dateisymbol Wertgrenzen für Vergaben

 

Vorbereitung der Ausschreibung / Vergabe

 

In unterhalb abzurufendem Informationsblatt erhalten Sie eine Übersicht welche Dokumente (mindestens) für eine durchzuführende Vergabe benötigt werden:

Dateisymbol Informationsblatt der benötigten Vergabeunterlagen

 

Mit diesem Formular können Sie Bieter zu einem Angebot auffordern:

Dateisymbol Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

 

Zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung finden Sie hier eine kurze Anleitung. Leistungsbeschreibungen sind immer sehr individuell auf die zu beschaffende Leistung abgestimmt, deshalb kann hier kein Standardformular zur Verfügung gestellt werden. Es besteht auch immer die Möglichkeit im Referat II/4 -Einkauf und Vergaben- nach evtl. vorhandenen Muster-Leistungsbeschreibungen für die gewünschte Leistung zu fragen.

Dateisymbol Information zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung

 

Bei einer Beschaffung ab einem geschätzten Auftragswert von 2.500 € sollen den Bietern folgende zusätzliche Bewerbungsbedingungen noch zur Verfügung gestellt werden:

Dateisymbol Bewerbungsbedingungen

 

Als Bewertungshilfe von verschiedenen erhaltenen Angeboten kann folgende Excel-Datei dienen:

Dateisymbol Excel-Berechnungshilfe

 

Die Eignung des Lieferanten ist hinsichtlich Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu prüfen. Ab einem geschätzten Auftragswert von 2.500 € netto hat der Lieferant die Eignung durch Eigenerklärungen nachzuweisen. Hierzu dienen die folgenden beiden Formulare:

Geschätzter Auftragswert 2.500 € - 25.000 €

Dateisymbol Eigenerklärung zur Eignung - Kurzversion

Geschätzter Auftragswert über 25.000 € (Beschaffung in Abstimmung mit Referat II/4)

Dateisymbol Eigenerklärung zur Eignung - ausführlich

 

Zur Information für den Bieter bzw. den Bezugschlagten sollen die "Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen" (VOL/B) zur Verfügung gestellt werden. Dabei handelt es sich um ein Klauselwerk mit dem Charakter von Allgemeinen Geschäftsbedingungen, das von öffentlichen Auftraggebern zum Bestandteil des abzuschließenden Vertrages zu machen ist. Die KU akzeptiert im Allgemeinen keine AGBs von Lieferanten.

Dateisymbol VOL/B

 

Dokumentation der Vergabe

Das gesamte Vergabeverfahren ist grundsätzlich für jede Vergabe zu dokumentieren. Die Dokumentation ist essentieller Anteil einer Beschaffung, da eine etwaige externe Prüfung einer Vergabe zum großen Teil anhand der angefertigten Dokumentation erfolgt. Die Dokumentation ist während eines Ausschreibungsprozesses laufend aktuell zu halten. Hierfür stehen wiederum in Abhängigkeit vom Auftragswert folgende Vorlagen zur Verfügung:

Dokumentation für Aufträge von 1.000 € bis 2.500 €:

Dateisymbol Dokumentation knapp

Dokumentation für Aufträge von über 2.500 € bis unter 25.000 €:

Dateisymbol Dokumentation verkürzt

Dokumentation für Aufträge von über 25.000 € bis 50.000 €:

Dateisymbol Dokumentation angemessen

Dokumentation für Aufträge von über 50.000 €:

Dateisymbol Dokumentation ausführlich

  

Rechtsgrundlagen

Der Vollständigkeit halber werden hier noch die dem Vergaberecht zugrunde liegenden Gesetze und Verordnungen als PDF-Dokument bereitgestellt.

Dateisymbol VgV (Vergabeverordnung)

Dateisymbol UVgO (Unterschwellenvergabeverordnung)

Dateisymbol GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen)

 

Formulare und Rechtsgrundlagen in englischer Sprache

Verschiedene Formulare und Verordnungen liegen in englischer Sprache zum Download bereit. Zu beachten gilt hier, dass im Zweifel der deutsche Wortlaut gültig ist und die deutschen Formulare und Texte in einer Ausschreibung aus diesem Grund ebenfalls mitzugeben sind. Die Übersetzungen dienen lediglich zur HIlfestellung für einen englischsprachigen Bieter.

Dateisymbol VOL/B

Dateisymbol VgV

Dateisymbol UVgO

Dateisymbol GWB

Dateisymbol Bewerbungsbedingungen

Dateisymbol Eigenerklärung zu Steuern und Abgaben

 

Informationen von externen Organisationen

Checkliste Vergaben

Die Checkliste Vergaben des Auftragsberatungszentrums Bayern (ABZ Bayern) stellt dar, wie ein Vergabeverfahren aus Sicht der öffentlichen Auftraggeber aussieht.

Sie dient als Hilfestellung und nennt die wichtigsten Stationen im Vergabeprozess, von der Bedarfsermittlung bis zur Information an nichtberücksichtigte Bieter.

Dateisymbol Checkliste Vergaben (ABZ Bayern)

 

Mustervergabeakten (Formularservice)

Je nachdem welche Art der Vergabe durchgeführt wird finden Sie unten Standarddokumente die Sie nutzen können. Bitte sprechen Sie sich mit dem Referat Einkauf und Vergaben (Ref. II/4) ab, das Ihnen hier gerne weiterhilft.

Die einzelnen Dokumente sind unabhängig voneinander nutzbar. Die Bereitstellung der Formulare erfolgt als Word-Dokument, damit Änderungen und Ergänzungen durch Sie möglich sind.

Dateisymbol Mustervergabeakte UVgO (ABZ Bayern)

Dateisymbol Mustervergabeakte VGV (ABZ Bayern)