Dateien und Ordner freigeben
Je nachdem, in welchem Hauptordner Sie sich befinden bzw. ob Dateien/Ordner über das Optionskästchen markiert wurden oder nicht, können manche der Schaltflächen ausgegraut sein oder gar nicht erscheinen. Hier können Sie alle möglichen Änderungen vornehmen (Umbenennen, Herunterladen, Verschieben etc.) sowie sich eine Vorschau samt Detailansicht der aktuellen Einstellungen zu dieser Datei/ diesem Ordner anzeigen lassen.
Markieren Sie die bei Dateien, die Sie freigeben wollen und klicken Sie auf diese Schaltfläche mit den drei Punkten …
Nun können Sie zwischen Freigeben, Freigaben verwalten und Freigabelink erzeugen wählen.
Für die Freigabe von einem ganzen Ordner gehen Sie ähnlich vor. Markieren Sie den Ordner und klicken Sie auf das Männchen mit dem Plus-Symbol am rechten Ende der Zeile. Dort haben Sie nur die Option Freigeben.
Freigaben verwalten
Hier können Sie alle Freigaben der Datei/ des Ordners einsehen sowie anpassen. Es ist möglich Rechte zu löschen, anzupassen und zu verlängern.
Freigabelink erzeugen
Mit dem Freigabelink erzeugen Sie einen Link, den Sie per Mail verschicken können. Bei der Erzeugung werden Sie gefragt wie lange der Link gültig sein soll und welche Berechtigung dieser Link mit sich bringt (anzeigen oder herunterladen).
Freigeben
Tippen Sie in das Eingabefeld den Empfänger (Name oder Kennung bei internem Adressaten). Mit Beginn des Tippens schlägt das System bereits interne Benutzer vor, die Sie über die angezeigte Liste auswählen können. (Externe Benutzer — entsprechende Rechte vorausgesetzt — erreichen Sie über deren Mail-Adresse). Die Auswahl des Empfängers bestätigen Sie mit der Taste "Enter" und der Name des Empfängers sollte nun grau unterlegt sein.
Der Button Öffentliche Freigabe macht die freigegebene(n) Ressource(n) allen Internet-Usern zugänglich.
Die Empfänger (alle, neue oder geänderte) erhalten zu Ihrer Information pro freigegebene Datei eine E-Mail. Wenn Sie das unterbinden wollen (wenn Sie 100 Dateien en bloc freigeben z.B.), deaktivieren sie das Optionskästchen unter Benachrichtigungen.
Sobald Sie die Eingabe eines Users gemacht haben, können Sie im Drop-Down-Menü festlegen, welche Rechte Sie den/dem Adressaten zubilligen:
Betrachter: nur Leserechte
Bearbeiter: Lese- und Schreibrechte bei Dateien
Mitwirkende: Lese- und Schreibrechte bei Ordner
Darüber hinaus definieren Sie hier auch, ob und für wen die freigegebene Datei weitergegeben werden darf: für internen und/oder externe Benutzer und/oder die Öffentlichkeit. Auch können Sie festlegen wie lange diese Freigabe gelten soll (zum Beispiel bis zu einem bestimmten Datum, für immer oder nach Ablauf einer bestimmten Anzahl an Tagen).
Ihre Einstellungen bestätigen Sie mit dem Button Einladen.
Löschen
Wenn Sie nach Markierung von Datei/Ordner und dem Klicken auf die drei Punkte … auf Löschen gehen, werden Sie gefragt, ob Sie die entsprechende Datei bzw. Ordner endgültig löschen wollen oder nur eine Verschiebung in den Papierkorb vorgenommen werden soll.
Hinweis: Die Dateien im Papierkorb werden nach sechs Monaten gelöscht
