Arbeitsschritte der Erschließung

Gemäß einer für die Erschließung von Gemeindearchiven bewährten Praxis wurde das vorgefundene Schriftgut in die drei Bestände „Akten“, „Bände“ (= Amtsbücher) und „Rechnungen“ eingeteilt. Zwar gehören die Rechnungen aus archivalienkundlicher Sicht zu den Amtsbüchern, doch bietet sich aufgrund ihrer in der Regel großen Zahl sowie der Verbindung mit den Rechnungsbeilagen, die teilweise zusammen mit den Rechnungen, zum Teil aber auch separat abgelegt wurden, hierfür die Bildung eines eigenen Bestands an.

Dieser Grobgliederung folgend galt es, zusammengehörende Akten-, Amtsbuch- und Rechnungsserien zu identifizieren und zusammenzustellen. So konnten ein erster Überblick über die vorhandenen Serien gewonnen und eventuelle Lücken festgestellt werden. Faszikel, die sowohl Amtsbücher, als auch Akten enthielten, wurden aufgelöst und die einzelnen Bestandteile den jeweiligen Beständen zugeordnet. Die Erschließung der Akten, Bände und Rechnungen erfolgte parallel in drei Arbeitsgruppen.

Nur bei den Akten wurde eine Bewertung vorgenommen, die zur Herausnahme und Vernichtung von Akten, die aufgrund ihres Inhalts als nicht archivwürdig zu klassifizieren waren, führte. Archiviert wurden in erster Linie Unterlagen, die über konkrete Vorgänge der Gemeinde Auskunft geben, vernichtet dagegen z.B. amtliche Rundschreiben ohne Bezug zu der  Gemeinde. Mit Rücksicht auf die knappe zur Verfügung stehende Zeit wurde auf eine Intensivverzeichnung mittels Enthält- und Darin-Vermerken weitgehend verzichtet, sondern oftmals der auf dem jeweiligen Aktendeckel vorgefundene Betreff übernommen bzw. ein aussagekräftiger Betreff formuliert und die Laufzeit erfasst.

Da bei den vorgefundenen Unterlagen keine ältere Ordnung erkennbar war, orientierte sich die Gliederung der Archivalien im Findbuch wiederum an dem aus früheren Erschließungsmaßnahmen bewährten Aktenplan von Hugo Flattich aus dem Jahr 1955, der in Baden-Württemberg als Grundlage für die Schriftgutverwaltung der Gemeinden Verwendung fand. Da sich die Aufgaben der Gemeinden seit dem späten 18. Jahrhundert nicht so wesentlich gewandelt hatten, mussten hinsichtlich der älteren Unterlagen lediglich jene Betreffe ergänzt werden, die bei der Anlage des Aktenplans 1955 aufgrund der nicht mehr gegebenen Aktualität keine Berücksichtigung mehr gefunden hatten. Dazu zählt etwa die Grundherrschaft, die der Hauptgruppe „Steuern und Abgaben“ zugeschlagen wurde. Auch zur Strukturierung der Bände und Rechnungen konnte auf den Aktenplan als Grundgerüst zurückgegriffen werden.

Parallel zur Verzeichnung der einzelnen Archivalieneinheiten mittels der Datenbanksoftware „Faust 6 Professional“ erfolgte – wo nötig – die archivgerechte Verpackung in Mappen und Kartons. Dies betraf vor allem die Akten sowie die Rechnungsbeilagen.

Für jeden der drei Bestände – Akten, Bände, Rechnungen – wurde eine eigene Datenbank angelegt und jeder dieser Bestände erhielt eine eigene Nummerierung.

Aufgrund des Verzichts auf eine Vorab-Sortierung konnten die Tekturen (Etiketten mit Aufdruck der Signatur) bereits unmittelbar bei der Erfassung auf dem Archivale angebracht werden. Bei den Akten kamen selbstklebende Etiketten zum Einsatz. In allen übrigen Fällen, d.h. insbesondere bei den Bänden und Rechnungen, wurden Etiketten mit einem säure- und lösungsmittelfreien Methylcellulose-Kleister direkt auf den Archivalien bzw. auf den zum äußeren Schutz eingefügten säurefreien Aktendeckeln aufgeklebt.

Dieser Kleister ist wasserlöslich und könnte im Bedarfsfall rückstandsfrei von den Archivalien wieder abgelöst werden. Während bei den gebundenen Archivalien, d.h. vor allem bei den Bänden und den in Bandform überlieferten Rechnungen auf eine weitere Verpackung verzichtet werden konnte, wurden die Akten sowie die nicht gebundenen Rechnungen in Archivkartons untergebracht und auf diesen die jeweils enthaltenen Nummern vermerkt.

Erschließung der Bestände der Teilgemeinden Zipplingen u. Geislingen (2011/12)

Prof. Dr. Sabine Ullmann, Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), Darina Gamkhitashvili, Eva Gotteswinter, Mina Hamza, Verena Hilpert, Laura Klimkewitz, Stefanie Kohlhepp, Jacqueline Koller, Nicole Koths, Felix Lempp, Judith Manthey, Sonja Meyer, Dominik Neumayr, Andrea Steffen, Carolin Taschner und Gerhard Trautmannsberger sowie Kerstin Lengger (Stadtarchiv Augsburg).

Erschließung der Bestände der Teilgemeinde Walxheim (2010/11)

Prof. Dr. Sabine Ullmann, Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), Stefanie Bucher, Julia Hähl, Nicole Koths, Barbara Lang, Karolina, Schmalzl, Kristina Schmalzl, Melanie Veit, Mirco Bäumer, Florian Emge und Michael sowie Kerstin Lengger (Stadtarchiv Augsburg) und Alexander Denzler M.A.

Erschließung der Bestände der Teilgemeinde Unterschneidheim (2009/10)

Prof. Dr. Sabine Ullmann, Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), Annett Drawert, Daniela Engelmann, Lisa Gmür, Veronika Kopf, Barbara Lang, Julia Staudenmaier, Maximilian Frisch, Juri-Johannes Leuschner, Johannes Schweigardt und Andreas Schießler sowie Kerstin Lengger (Stadtarchiv Augsburg)

Erschließung der Bestände der Teilgemeinde Nordhausen (2008/09)

Prof. Dr. Sabine Ullmann, Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), Christine Heimerer, Cornelia Hetscher, Theresa Massinger, Sabine Rademacher, Julia Thyroff, Johannes Heim, Sebastian Hirth, Mate Lukac, Oliver Sowa und Benjamin Wech sowie Kerstin Lengger (Stadtarchiv Augsburg) und Alexander Denzler M.A.

Erschließung der Bestände der Teilgemeinde Zöbingen (2007/08)

Prof. Dr. Sabine Ullmann, Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), Kathrin Gerhards, Ramona Sehr, Stefanie Serwuschok, Simon Falch, Andreas Hirsch, Christof Klebl, Konrad Mirlach und Thomas Wilm sowie Anja Steeger M.A. und Günter Bäumler M.A.

Erschließung der Bestände der Teilgemeinde Unterwilflingen (2004/05)

Prof. Dr. Sabine Ullmann, Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), Gerlinde Bartenschlager, Andrea Gailer, Manuela Hofmann-Scherrers, Anja Steeger, Günter Bäumler, Christian Buchler, Markus Eberle, Simon Falch und Frank Strodel.