Bestandsrevisionen: Hinweise zum Revisionstool
Inhalt
An der Universitätsbibliothek Eichstätt-Ingolstadt wurde ein Tool zur Unterstützung von Revisionsarbeiten (Bestandspflege, Ausheben von Teilbeständen) erstellt. Ziel war, die bisher für diesen Zweck verwendeten Listenausdrucke auf Papier durch eine Online-Datenbank zu ersetzen. Die umständliche Handhabung solcher Listen und die aufwändige Nacharbeit von Lücken und anderen Besonderheiten sollte dadurch vermieden werden. Außerdem sollten aktuelle Informationen zu Ausleihstatus, Ausleihzahlen und dubletten Examplaren mit angezeigt werden. Die Oberfläche zur Anzeige und Bearbeitung der Informationen in dieser Datenbank wurde optimiert für die Darstellung auf mobilen Tablet-PCs, um direkt am Regal im Magazin oder Lesesaal die relevanten Informationen abrufen zu können. Um das Revisionstool tatsächlich direkt am Regal nutzen zu können, ist natürlich Voraussetzung, dass es an diesen Stellen eine Netzwerk-Versogung, idealerweise in Form eines WLANs, gibt. Mit einer speziellen Tablet-Halterung kann das Revisionstablet für Aushebearbeiten direkt z.B. an einem Bücherwagen befestigt werden, so dass beide Hände für das Ausheben frei sind.
Datenherkunft
Die notwendigen Daten für das Revisionstool werden aus der Sunrise-Datenbank bezogen. Ausgespeichert werden die Signatur und die Mediennummer aus der Buchdatei, dazu noch die zugehörigen Kurztiteldaten (Verfasser, Titel, Auflage, Verlagsangaben, Jahr). Die Ausspeicherung erfolgt nach den jeweils erforderlichen Kriterien, z.B. Gesamtbestand eines Teilbereichs, Teilbestand bis zu einem gegebenen Erscheinungsjahr, oder ähnliches. Für diesen Zweck steht ein kleines Ausspeicherungsskript zur Verfügung, das die ausgespeicherten Daten dann auch gleich in das passende BCP-Format bringt. Alternativ kann die Ausspeicherung aber auch mit Standard-SQL erfolgen.
Revisionsdatenbank
Die Daten aus der Sunrise-Datenbank werden in eine eigene Revisionsdatenbank importiert. Als Datenbanksystem dient hier MySQL auf einem Linux-Server, der gleichzeitig auch ein WWW-Server ist. Die Datensätze werden beim Import nach Signaturen sortiert, und zwar entsprechend der Regalaufstellung, so dass man eine Art Standortdatenbank erhält. Jeder Datensatz wird außerdem einer Abteilung (z.B. Magazin, Teilbibliothek 1, Lehrbuchsammlung) und hier wiederum einem Bereich (z.B. Signaturbereich 75/BC) innerhalb der Abteilung zugeordnet. Außerdem werden die Datensätze mit zusätzlichen Feldern angereichert, z.B. einem Zähler, der als Datensatz-ID dient, und Feldern zur Speicherung von diversen Status und Notizen, die mit dem Revisionstool vergeben werden.
Revisionstool
Auf die Datenbank wird mit Hilfe eines web-basierten Revisionstools zugegriffen, mit dem die Daten angezeigt und zusätzliche Informationen erfasst werden können. Es gibt zwei unterschiedliche Oberflächen, je nach Aufgabenstellung. Das Revisionstool ist für die Anzeige auf Tablets optimiert, kann aber auch an normalen PCs oder Laptops genutzt werden.
Die Auswahl der Oberfläche erfolgt automatisch je nach Endgerät, mit dem auf das Tool zugegriffen wird. Hier wird auch konfiguriert, auf welche Abteilungen das jeweilige Endgerät Zugriff hat. Außerdem merkt sich die Datenbank für jedes Endgerät und jeden Bereich getrennt das jeweils zuletzt angezeigte Exemplar, so dass man beim Neustart des Tools und Auswahl eines Bereichs immer genau an der Stelle landet, an der man beim letzten Mal aufgehört hat. Jedem Endgerät kann zudem eine feste Blättereinschränkung mitgegeben werden, so dass z.B. nur Exemplare angezeigt werden, die zum "Umsignieren/Aussondern" markiert sind (siehe unten).
Oberfläche 1: Bestandsrevision
Diese Oberfläche dient für Bestandsrevisionen, also der schnellen Entscheidung, welche Bände am Standort verbleiben und welche entfernt (Umsignieren, Aussondern) werden können, auch direkt am Regal. Zur Unterstützung dieser Entscheidung werden verschiedene dafür relevante Informationen angezeigt und Eingabemöglichkeiten angeboten.
Ganz oben, groß und damit auch aus größerer Entfernung gut lesbar, steht die Signatur des aktuellen Datensatzes.
Darunter befindet sich der Kurztitel, der anklickbar ist und zur OPAC-Vollanzeige führt.
Anschließend werden alle vorhandenen Exemplare zum aktuellen Titel angezeigt, also die dubletten Buchdatensätze, jeweils inkl. der aktuellen Ausleihzahlen. Die Exemplardaten werden in Echtzeit, also ganz aktuell, direkt aus der Sunrise-Datenbank geholt. Die Signatur des aktuellen Datensatzes steht in der Liste immer oben, darunter kommen die dubletten Exemplare. Mit "Dubletten" sind Mehrfachexemplare gemeint, also Buchdatensatzdubletten, und nicht Dubletten im Sinne von unterschiedlichen Auflagen, Erscheinungsformen, etc. - diese können nicht berücksichtigt werden.
Sollte das angezeigte Exemplar aktuell verliehen sein, wird das rechts oben in roter Schrift angezeigt - auch diese Information wird immer unmittelbar aus der Sunrise-Datenbank ermittelt.
Unter der Exemplarliste befindet sich der erste Eingabebereich, wo festgelegt wird, ob das Exemplar am Standort verbleibt oder zum Umsignieren bzw. Aussondern ausgehoben werden soll. Die gewählte Option wird immer unmittelbar in der Revisionsdatenbank gespeichert, und kann jederzeit durch einen erneuten Klick auch wieder geändert werden.
Darunter können Notizen zum angezeigten Exemplar hinterlegt werden.
Anschließend folgt der zweite Eingabebereich, der zum Bewegen in der Revisionsdatenbank dient, und Informationen zum Aushebestatus anzeigt.
Die Optionen "Nicht am Standort" und "Erledigt/Ausgehoben" dienen in der Revisionsoberfläche nur zur Information, können bei Bedarf aber auch hier verändert werden.
Mit den beiden großen Blätter-Buttons kann man in der Revisionsdatenbank im aktuell gewählten Anzeigebereich ein Exemplar weiter- oder zurückblättern, bewegt sich also analog zur Regalaufstellung durch den Bestand. Geblättert werden kann alternativ aber auch mit den Cursor-Tasten links/rechts.
Man kann bei Bedarf auch nach Signaturen, Notizen (jeweils auch Teilstrings) oder Mediennummern suchen. Beim Betätigen des Suchen-Buttons wird immer zum nächsten gefundenen Exemplar innerhalb des aktuellen Bereichs gesprungen. Wenn es keinen weiteren Treffer mehr gibt, wird die Suche wieder am Anfang des Bereichs begonnen. Auf diese Weise kann man mittels normierter Notizen eigene Untermengen innerhalb eines Bereichs bilden und diese gezielt anspringen.
Anschließend gibt es die Möglichkeit, beim Blättern unterschiedliche Einschränkungen auszuwählen, wie z.B. "Nur unbearbeitete Exemplare" (also noch ohne Aktionsstatus), "Nur Exemplare mit Status Nicht am Standort", usw., so dass man hier die Möglichkeit hat, Teilbereiche systematisch nachzuarbeiten.
Ganz am Schluss gibt es noch die Möglichkeit, einen neuen Bereich auszuwählen, ganz an den Anfang oder das Ende des aktuellen Bereichs zu springen, sowie die Anzeige von diversen weniger wichtigen Informationen wie Mediennummer, Bearbeitungs- und Änderungsdatum, etc.
Oberfläche 2: Ausheben
Diese Oberfläche dient zum schnellen tablet-gestützten Ausheben von Teilbeständen, also einzelnen Bänden innerhalb eines Gesamtbestandes, direkt am Regal. Standardmäßig werden alle Datensätze des gewählten Bereichs angezeigt. Falls notwendig, kann die Blättermenge innerhalb von Bereichen aber auch automatisch auf eine spezifische Teilmenge eingeschränkt werden, z.B. nur auf Exemplare mit Aktionsstatus "Zum Umsignieren/Aussondern".
Ganz oben, noch etwas größer und damit auch aus größerer Entfernung gut lesbar, steht die Signatur des aktuellen Datensatzes.
Sollte das angezeigte Exemplar aktuell verliehen sein, wird das rechts oben in roter Schrift angezeigt - diese Information wird auch hier immer unmittelbar aus der Sunrise-Datenbank ermittelt.
Darunter folgt der Eingabebereich, der zum Bewegen in der Revisionsdatenbank und zur Auswahl des Aushebestatus (Erledigt, Nicht am Standort) dient.
Mit den beiden großen Blätter-Buttons kann man in der Revisionsdatenbank im aktuell gewählten Anzeigebereich ein Exemplar weiter- oder zurückblättern, bewegt sich also analog zur Regalaufstellung durch den Bestand.
Der angeklickte Aushebestatus "Erledigt" bzw. "Nicht am Standort" wird immer unmittelbar in der Revisionsdatenbank gespeichert und kann jederzeit durch einen erneuten Klick auch wieder geändert werden.
Sollte es zum aktuellen Exemplar eine Notiz geben, wird diese deutlich hervorgehoben angezeigt, um beim Ausheben ggf. entsprechend reagieren zu können.
Die restlichen Oberflächenelemente sind deutlich weniger wichtig und werden nur in Ausnahmefällen benötigt:
Man kann bei Bedarf nach Signaturen (auch Teil-Strings) oder Mediennummern suchen. Beim Betätigen des Suchen-Buttons wird immer zum nächsten gefundenen Exemplar innerhalb des aktuellen Bereichs gesprungen. Wenn es keinen weiteren Treffer mehr gibt, wird die Suche wieder am Anfang des Bereichs begonnen.
Anschließend gibt es die Möglichkeit, beim Blättern unterschiedliche Einschränkungen auszuwählen, wie z.B. "Nur Exemplare mit Status Nicht am Standort", usw., so dass man hier die Möglichkeit hat, Teilbereiche systematisch nachzuarbeiten.
Ganz am Schluss gibt es noch die Möglichkeit, einen neuen Bereich auszuwählen, ganz an den Anfang oder das Ende des aktuellen Bereichs zu springen, und die Anzeige von diversen weniger wichtigen Informationen wie Mediennummer, Bearbeitungs- und Änderungsdatum, etc.
Statistikfunktion
Bei der Auswahl eines Bereiches gibt es zusätzlich die Option, eine aktuell erstellte Statistik zu einem Bereich bzw. zu einer gesamten Abteilung anzuzeigen.