Hintergrund
Bislang wurden E-Mail-Adressen an der KU nach einheitlichem Schema vergeben. Unabhängig von der Gruppenzugehörigkeit, d.h. bei Studierenden und Beschäftigten, war die Endung identisch. Dabei wurden zunächst die Domäne ku-eichstaett.de verwendet, seit 2009 dann ku.de. In der Regel erhielten neue KU-Angehörige also Email-Adressen der Form <Vorname>.<Nachname>@ku.de, (sowie <Kennung>@ku.de). Doch dieses Vorgehen führte zu Problemen:
- Es kommt häufig zu Kollisionen, d.h. es müssen Adressen der Form <Initiale><Nachname>@ku.de oder Adressen mit Nummern zugeteilt werden, wenn <Vorname>.<Nachname>@ku.de schon vergeben ist, was insbesondere für Dozierende problematisch ist.
- Nach außen hin können Personen durch Verwendung einer @ku.de-Adresse unzutreffend den Eindruck erwecken, für die KU zu sprechen oder zu handeln.
- Es besteht die Gefahr, dass dienstliche E-Mails statt an KU-Beschäftigte versehentlich an Studierende mit gleichem Namen versendet werden.
Wegen der höheren Anzahl und Fluktuation haben Studierende den bisher gemeinsamen Adresspool in höherem Maße beansprucht, ursprünglich sogar unbefristet (per Weiterleitung nach der Exmatrikulation). Mit der Umstellung des Weiterleitungsangebots für ehemalige Studierende auf <Vorname>.<Nachname>@alumni.ku.de wurde im Jahr 2017 eine leichte Entlastung geschaffen. Mit Zustimmung von CIO-Gremium und Hochschulleitung sollen obige Probleme nun grundsätzlicher durch Trennung der Adresspools beseitigt werden.
Maßnahme: Umstellung aller Studierenden-Email-Adressen auf Subdomäne stud.ku.de
Bereits seit März 2020 werden für Studierende zusätzlich zu den gewohnten Email-Adressen jeweils analoge Varianten in der Subdomäne stud.ku.de aktiviert. Seitdem sind alle Studierende also mit Adressen der Form <Vorname>.<Nachname>@stud.ku.de (bzw. bei Kollisionen <Initiale><Nachname>@stud.ku.de bzw. Prefix mit Nummern sowie in jedem Fall zusätzlich unter <Kennung>@stud.ku.de) erreichbar.
Im Zeitraum vom 28. bis 30.09.2021 wird nun für alle Studierende die (u.a. für das Outlook/Exchange-Adressbuch maßgebliche) Default-E-Mail-Adresse auf die neue Subdomäne stud.ku.de umgestellt.
Ende Februar 2022 sollen schließlich die alten Studierenden-Adressen abgeschaltet werden. Ab dann ist die eingangs erwähnte Studentin also ausschließlich unter Maria.Musterstudentin(at)stud.ku.de erreichbar.
Empfehlung für Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Dozierende
Spätestens ab Anfang Oktober sollten Sie für Studierende nur noch die neuen Adressen verwenden und Gruppenverteiler, E-Mail-Listen etc. anpassen sowie alte Adressen aus ihren privaten Adressbüchern sowie der Outlook-Historie löschen (Kreuz hinter Adresseintrag anklicken). Ebenso sollten Sie vermeiden, veraltete Adressen durch Kopien aus alten E-Mails oder Nutzung der Antwort-Funktion mit alten E-Mails zu verwenden.