Vorbemerkung zum Sprachgebrauch: Nach Art 3 Abs. 2 des Grundgesetzes sind alle Frauen und Männer gleichberechtigt. Daher gelten alle Personen- und Funktionsbezeichnungen für Frauen und Männer in gleicher Weise.

Aufgrund des Art. 5 § 3 Satz 1 des Konkordats mit dem Heiligen Stuhl (BayRS 2220-1-K) und in Anlehnung an Art. 14 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Archivgesetz vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl S. 521), sowie § 4 Abs. 2 Satz 4 des Statuts für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005 erlässt die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt folgende Ordnung:

Inhaltsübersicht

§ 1: Stellung
§ 2: Aufgaben und Begriffsbestimmungen
§ 3: Leiter des Universitätsarchivs
§ 4: Zuständigkeit des Universitätsarchivs
§ 5: Benutzung
§ 6: Inkrafttreten

§ 1 Stellung

(1) Das Universitätsarchiv ist eine zentrale Einrichtung der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt. Es dient als öffentlich zugängliches Archiv der Forschung, der Lehre und dem Studium an der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt, ihrer Selbstverwaltung sowie darüber hinaus der sonstigen wissenschaftlichen Arbeit und sachlichen Information.
(2) Das Universitätsarchiv steht unter der Verantwortung der Hochschulleitung.
 

§ 2 Aufgaben und Begriffsbestimmungen

(1) Dem Universitätsarchiv obliegt die Archivierung aller Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung und der Universitätsverwaltung wie bei allen Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind. Soweit es sich um Bestände der Universitätsbibliothek handelt, bezieht sich die Archivierung durch das Universitätsarchiv nur auf Unterlagen der Direktion.
(2) Eine weitere Hauptaufgabe des Universitätsarchivs besteht in der Dokumentation der engeren und weiteren Vor-, der Gründungs- und der Entwicklungsgeschichte der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt. Das Universitätsarchiv hat Sammlungen anzulegen, die zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des Archivguts, den Aufgaben des Universitätsarchivs sowie zur Dokumentation und Erforschung der Universitätsgeschichte dienen.
(3) Das Universitätsarchiv beteiligt sich aktiv an der Erforschung der Vor-, Gründungs- und Entwicklungsgeschichte der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt, ihrer Vorläufer sowie der Wissenschafts- und Bildungsgeschichte, insbesondere an den beiden Standorten Eichstätt und Ingolstadt und unter besonderer Berücksichtigung des diesbezüglichen Wirkens der katholischen Kirche in Bayern.
(4) Das Universitätsarchiv berät die registraturbildenden Stellen und Einrichtungen der Universität in allen Fragen der Schriftgutverwaltung.
(5) Unterlagen sind insbesondere Schriftstücke, Akten, Karteien, Pläne, Bild-, Film- und Tonträger, maschinenlesbare Datenträger und maschinenlesbar auf diesen gespeicherte Informationen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme.
(6) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.
(7) Die Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
(8) Zum Sammlungsgut zählen insbesondere Bilddokumente, Flugschriften, Zeitungsausschnitte, Periodika universitärer und universitätsnaher Stellen, studentischer Vereinigungen sowie Museumsgut und Erinnerungsgegenstände aller Art, die einen Bezug zur Universität und ihrer Geschichte aufweisen. Hinsichtlich des Museumsguts ist Abs. 9 Satz 3 zu beachten.
(9) Nicht zum Sammlungsgut des Universitätsarchivs gehören von der Universität herausgegebene Schriften, die sich an eine unbestimmte Öffentlichkeit wenden. Diese werden von der Universitätsbibliothek gesammelt und der öffentlichen Nutzung zugänglich gemacht. Gleiches gilt für Museumsgut, das in das Sammelspektrum der Universitätsbibliothek fällt.
(10) Das Universitätsarchiv stimmt sich in seiner Sammlungstätigkeit mit der Universitätsbibliothek ab.
(11) Nachlässe und Depots von Mitgliedern der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt, ihrer Vorgängerinstitutionen und ihrer Träger werden ab In-Kraft-Treten dieser Ordnung vom Universitätsarchiv erworben. Bisher von der Universitätsbibliothek erworbene Nachlässe und Depots verbleiben bei dieser. Der Direktor der Universitätsbibliothek und der Leiter des Universitätsarchivs können im Einzelfall andere Vereinbarungen treffen.
(12) Bei der Übernahme und Benutzung maschinenlesbarer Datenträger gewährt das Universitätsrechenzentrum dem Universitätsarchiv Unterstützung.
 

§ 3 Leiter des Universitätsarchivs

(1) Der Senat ernennt auf Vorschlag des Präsidenten und im Benehmen mit den Fakultäten einen Leiter des Universitätsarchivs.
(2) Der Leiter des Universitätsarchivs ist zu beteiligen bei Änderungen der organisatorischen Stellung des Universitätsarchivs innerhalb der Universität, der Feststellung des Finanz-, Personal- und Raumbedarfs sowie Änderungen des Statuts und der Benutzungsordnung des Universitätsarchivs.
(3) Der Leiter des Universitätsarchivs ist der Hochschulleitung gegenüber für die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung verantwortlich und legt jedes Jahr einen Tätigkeitsbericht des Universitätsarchivs vor.
(4) Der Leiter des Universitätsarchivs ist für die archivfachlichen Belange innerhalb des Universitätsarchivs zuständig.
 

§ 4 Zuständigkeit des Universitätsarchivs

(1) Das Universitätsarchiv ist zuständig für alle für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigten Unterlagen, die bei der akademischen Selbstverwaltung wie bei allen Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind.
(2) Die genannten Stellen und Institutionen sind verpflichtet, die Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv anzubieten. Unabhängig davon sind alle Unterlagen spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften keine längere Verweildauer bei der abgebenden Stelle vorgesehen ist. Den genannten Stellen und Institutionen ist es nicht gestattet, ohne Wissen und Genehmigung durch das Universitätsarchiv Unterlagen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten. Der Senat erlässt im Einvernehmen mit dem Präsidenten und dem Kanzler der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt sowie dem Leiter des Universitätsarchivs allgemeine Bestimmungen zur Aussonderung von Unterlagen.
(3) Über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen entscheidet der Leiter des Universitätsarchivs. Er kann jederzeit die Unterlagen auf ihren bleibenden Wert prüfen. Zu diesem Zweck ist ihnen Einsicht in die Unterlagen und die Organisationsmittel zu gewähren.
(4) Das Universitätsarchiv kann zur Dokumentation der Geschichte der Universität auch Unterlagen von anderen Stellen und Privatpersonen, insbesondere von Universitätsangehörigen, archivieren oder andere Stellen und Privatpersonen bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben unterstützen. Privates Schriftgut wird in der Regel als Schenkung, in Ausnahmefällen nach vertraglicher Regelung zwischen Eigentümer und Universität auch als Hinterlegung mit Eigentumsvorbehalt vom Universitätsarchiv übernommen.
 

§ 5 Benutzung

(1) Das Universitätsarchiv erschließt das Archivgut und macht es allgemein nutzbar. Die Benutzung des Universitätsarchivs wird durch die vom Senat gesondert zu erlassende Benutzungsordnung für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt in ihrer jeweils gültigen Fassung geregelt.
(2) Die Sperrfrist für die Benutzung von archivierten Unterlagen durch Dritte liegt in der Regel bei dreißig Jahren nach ihrer Entstehung. Unterlagen, die eine natürliche Person betreffen, dürfen frühestens dreißig Jahre nach deren Tod genutzt werden. Kann der Todestag nicht festgestellt werden, endet die Sperrfrist einhundertzwanzig Jahre nach der Geburt. Für privates Schriftgut können andere, auch kürzere Sperrfristen vereinbart werden. Über Ausnahmen von den allgemeinen Sperrfristen entscheidet der Leiter des Universitätsarchivs.
(3) Bis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Benutzungsordnung wird die Benutzung des Universitätsarchivs durch den Leiter des Universitätsarchivs geregelt.
 

§ 6 Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am Tag nach seiner Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig tritt die vorläufige Ordnung für das Archiv der Katholischen Universität Eichstätt vom 20. Juli 2000 außer Kraft.

Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 15. Dezember 2004. Diese Ordnung wurde am 09. März 2005 in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt niedergelegt. Die Niederlegung wurde am gleichen Tag in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt bekannt gemacht. Tag der Bekanntmachung ist daher der 09. März 2005.

Vorbemerkung zum Sprachgebrauch: Nach Art 3 Abs. 2 des Grundgesetzes sind alle Frauen und Männer gleichberechtigt. Daher gelten alle Personen- und Funktionsbezeichnungen für Frauen und Männer in gleicher Weise.

Aufgrund des Art. 5 § 3 Satz 1 des Konkordats mit dem Heiligen Stuhl (BayRS 2220-1-K) und in Anlehnung an Art. 14 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Archivgesetz vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl S. 521), sowie § 4 Abs. 2 Satz 4 des Statuts für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005 erlässt die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt folgende Ordnung:

Inhaltsübersicht

I. Allgemeines
1. Geltungsbereich

II. Benutzung
2. Nutzungsberechtigte
3. Nutzungszweck
4. Benutzungsantrag
5. Benutzungsgenehmigung
6. Verkürzung und Verlängerung von Schutzfristen
7. Benutzung im Universitätsarchiv
8. Reproduktionen
9. Versendung von Archivgut
10. Belegexemplar

III. Benutzungsgebühren
11. Gebühren und Auslagen
12. Höhe der Benutzungsgebühren, Auslagen
13. Gebührenbefreiung
14. Fälligkeit, Vorschüsse

IV. Schlussbestimmung
15. Inkrafttreten

I. Allgemeines

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Ordnung gilt für die Benutzung des im Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt verwahrten Archivguts.
1.2 Bei der Benutzung von Archivgut, das dem Archiv von Dritten überlassen wurde, gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Ordnung vor.
1.3 Die für die Benutzung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten für die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.

II. Benutzung

2. Nutzungsberechtigte

2.1 Das Archivgut steht nach Maßgabe des Bayerischen Archivgesetzes und dieser Benutzungsordnung natürlichen und juristischen Personen sowie Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen für die Benutzung zur Verfügung.
2.2 Minderjährige können zur Benutzung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt.

3. Nutzungszweck

Das Archivgut kann benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.

4. Benutzungsantrag

4.1 Die Benutzung ist beim Universitätsarchiv schriftlich zu beantragen.
4.2 Beim Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers, sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.
4.3 Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Benutzungsordnung zu verpflichten.
4.4 Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.
4.5 Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.

5. Benutzungsgenehmigung

5.1 Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Leiter des Universitätsarchivs. Sie gilt nur für das laufende und das darauf folgende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck.
5.2 Die Benutzungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit 1. Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt und/oder ihres Trägers gefährdet würden, 2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen, 3. Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern, 4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde, 5. durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde. Im Fall von Satz 1 Nr. 1 holt das Universitätsarchiv vor der Erteilung der Benutzungsgenehmigung die Zustimmung des Präsidenten der Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt bzw. der Stiftung Katholische Universität Eichstätt ein.
5.3 Die Benutzungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn 1. der Zweck der Benutzung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benutzung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist, 2. das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benutzung benötigt wird, 3. der Benutzer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Benutzungsordnung bietet.
5.4 Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie statistische Auswertungen beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.
5.5 Archivgut ist von der Benutzung ausgeschlossen, solange es § 5 Abs 2 des Statutes des Universitätsarchives unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist. Mit Ausnahme von Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren, bleibt Archivgut, das nicht der Schutzfrist gemäß Art. 10 Abs. 3 Sätze 2 bis 6 BayArchivG unterliegt, für die Dauer von 10 Jahren seit seiner Entstehung  von der Benutzung ausgeschlossen.
5.6 Die Benutzungsgenehmigung kann auch dann widerrufen werden, wenn Angaben im Benutzungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Benutzungsordnung nicht eingehalten wird. Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden.

6. Verkürzung und Verlängerung von Schutzfristen

6.1 Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich beim Leiter des Universitätsarchivs zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach Art. 10 Abs. 4 Satz 2 BayArchivG hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.
6.2 Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Leiter des Universitätsarchiv. Dieser holt die Zustimmung der abgebenden Stelle oder ihres Funktionsnachfolgers ein.

7. Benutzung im Universitätsarchiv

7.1 Die Benutzung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Universitätsarchivs. Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.
7.2 Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.
7.3 Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig. Handschriftliche Notizen dürfen nur mit Bleistift angefertigt werden.
7.4 Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Universitätsarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.
7.5 Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benutzung, wie Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer oder beleuchtete Leselupe, ist erlaubt, wenn dadurch weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird.

8. Reproduktionen

8.1 Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe des § 5 erfolgen. Reproduktionen werden durch das Universitätsarchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt.
8.2 Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Universitätsarchivs zulässig.
8.3 Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Universitätsarchiv und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben.

9. Versendung von Archivgut

9.1 Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Universitätsarchivs besteht kein Anspruch.Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu dienstlichen Zwecken von einer Stelle bzw. Einrichtung der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
9.2 Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.
9.3 Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.

10. Belegexemplar

Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Universitätsarchivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

III. Benutzungsgebühren

11. Gebühren und Auslagen

11.1 Für die Inanspruchnahme des Universitätsarchivs werden Gebühren und Auslagen (Benutzungsgebühren) erhoben.
11.2 Schuldner der Benutzungsgebühren sind der Benutzer und derjenige, in dessen Interesse die Inanspruchnahme erfolgt, sowie derjenige, der die Schuld gegenüber dem Archiv schriftlich übernimmt. Mehrere Schuldner haften als Gesamtschuldner.

12. Höhe der Benutzungsgebühren, Auslagen

Für die Vorlage oder Versendung von Archivgut, die Erteilung mündlicher oder schriftlicher Fachauskünfte, die Erstellung von Gutachten und für sonstige Tätigkeiten sowie die Anfertigung von Reproduktionen werden die Gebühren und Auslagen in Anlehnung an die jeweils gültigen Bestimmungen in den staatlichen Archiven Bayerns erhoben.

13. Gebührenbefreiung

13.1 Gebühren nach § 12 werden nicht erhoben bei Benutzungen 1. durch Dienststellen und Einrichtungen der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt und ihren Träger zu dienstlichen Zwecken, 2. für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche und unterrichtliche Zwecke, 3. in Amts- und Rechthilfesachen für den Bund und die Länder der Bundesrepublik Deutschland, 4. für rechtliche Forschungen durch zentrale Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften sowie der Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährt wird, 5. durch Behörden des Freistaates Bayern zu dienstlichen Zwecken.
13.2 Abs. 1 gilt nicht für Gebühren für die Anfertigung von Reproduktionen.

14. Fälligkeit, Vorschüsse

14.1 Die Gebühren und Auslagen werden mit dem Tätigwerden des Universitätsarchivs fällig.
14.2 Das Universitätsarchiv kann einen angemessenen Vorschuss auf die Gebühren und Auslagen verlangen und von dessen Bezahlung seine Tätigkeit abhängig machen.

IV. Schlussbestimmung

15. Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 15. Dezember 2004. Diese Ordnung wurde am 09. März 2005 in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt niedergelegt. Die Niederlegung wurde am gleichen Tag in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt bekannt gemacht. Tag der Bekanntmachung ist daher der 09. März 2005.

Vorbemerkung zum Sprachgebrauch: Nach Art 3 Abs. 2 des Grundgesetzes sind alle Frauen und Männer gleichberechtigt. Daher gelten alle Personen- und Funktionsbezeichnungen für Frauen und Männer in gleicher Weise.

Aufgrund des Art. 5 § 3 Satz 1 des Konkordats mit dem Heiligen Stuhl (BayRS 2220-1-K) und in Anlehnung an Art. 14 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Archivgesetz vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl S. 521), sowie § 4 Abs. 2 Satz 4 des Statuts für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005 erlässt die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt folgende Ordnung:

Inhaltsübersicht

I. Allgemeines
1. Geltungsbereich
2. Begriffsbestimmungen
3. Zuständigkeit
4. Organisatorische Hilfsmittel

II. Aussonderung, Anbietung und Übernahme
5. Allgemeine Grundsätze der Aussonderung
6. Anbietung
7. Ausnahmen von der Anbietung
8. Übernahme
9. Schutzmaßnahmen
10. Auftragsarchivierung
11. Dokumentationsmaterial
12. Kosten

III. Vernichtung
13.   Vernichtung

IV. Schlussbestimmung
14.   Inkrafttreten

I. Allgemeines

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Ordnung gilt für die Aussonderung von Unterlagen und deren weitere Behandlung durch die Organe der akademischen Selbstverwaltung und alle Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solche wissenschaftliche Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind.
1.2 Die Übernahme von Archivgut weiterer Stellen erfolgt aufgrund von Vereinbarungen, in die die Regelungen dieser Ordnung aufgenommen werden sollen.

2. Begriffsbestimmungen
2.1 Unterlagen im Sinne dieser Ordnung sind insbesondere Schriftstücke, Akten, Karteien, Pläne, Bild-, Film- und Tonträger, maschinenlesbare Datenträger und maschinenlesbar auf diesen gespeicherte Informationen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme.
2.2 Aussonderung im Sinn dieser Ordnung bedeutet die Herausnahme der abschließend bearbeiteten und zur Erfüllung der Aufgaben der aufbewahrenden Stelle nicht mehr benötigten Unterlagen aus den Ablagen und Registraturen mit dem Ziel der Übergabe an das Universitätsarchiv oder der Vernichtung.
2.3 Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Verwaltung von bleibendem Wert sind.
2.4 Archivgut im Sinne dieser Ordnung sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei den abgebenden Stellen erwachsen sind.

3. Zuständigkeit
Dem Universitätsarchiv obliegt die Archivierung aller Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung wie bei allen Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind.

4. Organisatorische Hilfsmittel

4.1 Dem Universitätsarchiv sind die Organisations-, Geschäftsverteilungs- und Aktenpläne sowie Akten- und Registraturordnungen zu übergeben.
4.2 Bei der Einführung neuer Aktenpläne, Akten- oder Registraturordnungen sowie von sonstigen Vorschriften zur Verwaltung von Unterlagen sollen die jeweiligen Stellen das Universitätsarchiv frühzeitig beteiligen.

II. Aussonderung, Anbietung und Übernahme

5. Allgemeine Grundsätze der Aussonderung

5.1. Die Aussonderung der Unterlagen ist - unbeschadet besonderer Vorschriften - in re-gelmäßigen Zeitabständen, spätestens alle zehn Jahre, vorzunehmen.
5.2. Eine solche besondere Vorschrift ist z. B. Art. 100 g Abs. 4 BayBG, wonach Personalakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden müssen, sofern sie nicht vom zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden.
5.3. Nach Weisung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen (vgl. FMS vom 21.01.1999, übersandt mit WFKMS vom 19.02.1999 Nr. A 3-0 1202/1-1/4914) ist auf die fristgemäße Aussonderung abgeschlossener Personalakten nach Art. 100 g Abs. 1 BayBG zu achten.
5.4. Die regelmäßige Aussonderung dient der Entlastung der Registraturen und sonstigen Ablagen und verbessert dadurch den Zugriff auf laufend benötigte Unterlagen.
5.5. Die rechtzeitige Aussonderung dient zugleich dem Datenschutz und gewährleistet die Sicherung der archivwürdigen Unterlagen im Universitätsarchiv.

6. Anbietung

6.1. Die Organe der akademischen Selbstverwaltung und alle Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solche wissenschaftliche Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, haben dem Universitätsarchiv die ausgesonderten Unterlagen zur Übernahme anzubieten. Dies gilt auch für Unterlagen, die personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten enthalten, die unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder die sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen (Art. 6 Abs. 1 Satz 3 BayArchivG). Unterlagen sind dem Universitätsarchiv auch dann anzubieten, wenn die abgebende Stelle deren Archivwürdigkeit verneint.
6.2. Rechtsvorschriften, nach denen die abgebende Stelle zur Vernichtung von Unterlagen verpflichtet ist, bleiben unberührt; für das Universitätsarchiv gelten Art. 11 Abs. 4 Sätze 1 und 2 BayArchivG.
6.3. Unterlagen sind in der Regel spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten. Die Frist von 30 Jahren darf nur überschritten werden, wenn auf Grund einer Einzelfallprüfung festgestellt wird, dass eine Unterlage noch laufend benötigt wird. Eine Auflistung dieser Unterlagen ist dem Universitätsarchiv bei jeder Aussonderung zu übergeben.
6.4. Unterlagen, die auf Grund von Rechtsvorschriften oder von Verwaltungsvorschriften dauernd aufzubewahren sind, sollen spätestens 50 Jahre nach ihrer Entstehung dem Universitätsarchiv angeboten werden.
6.5. Unter "Entstehung" im Sinn des BayArchivG ist der Zeitpunkt zu verstehen, in dem eine Willensäußerung auf Papier oder anderen Informationsträgern festgehalten wird. Bei einer Mehrzahl von Einzelschriftstücken, die nach ihrem Inhalt untrennbar verbunden sind (z.B. Personalakten), entsteht die Unterlage erst mit dem jüngsten Einzelschriftstück.
6.6. Nach einer Ersatzverfilmung sind die Originalunterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten, auch wenn Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

7.  Ausnahmen von der Anbietung

Durch Vereinbarung zwischen dem Universitätsarchiv und der anbietenden Stelle kann auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden. Bei gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, können Umfang und Auswahlkriterien der anzubietenden Unterlagen festgelegt werden. Bei maschinenlesbar gespeicherten Informationen ist die Auswahl der anzubietenden Unterlagen einschließlich der Form der Datenübermittlung im Einzelnen festzulegen. Außer der Übergabe auf maschinenlesbaren Datenträgern kann insbesondere der Ausdruck auf Papier oder Mikrofilm vereinbart werden.

8. Übernahme

8.1 Die anbietende Stelle übersendet dem Universitätsarchiv eine Gruppenübersicht der nicht mehr benötigten Unterlagen nach Anlage 1. Eine Ausfertigung der Gruppenübersicht, in der das Universitätsarchiv die voraussichtlich archivwürdigen Unterlagen bestimmt hat, wird der anbietenden Stelle zurückgegeben. Die vom Universitätsarchiv nicht als archivwürdig bezeichneten Unterlagen sollen nach den für die anbietende Stelle geltenden Regelungen vernichtet werden.
8.2. Die anbietende Stelle listet die als voraussichtlich archivwürdig bestimmten Unterlagen in einem Aussonderungsverzeichnis nach Anlage 2 auf und übersendet es dem Universitätsarchiv. Die anbietende Stelle erhält eine Ausfertigung des Aussonderungsverzeichnisses zurück, in dem das Universitätsarchiv die Unterlagen bezeichnet hat, die als archivwürdig übernommen werden sollen. Mit Einwilligung des Universitätsarchivs können von der anbietenden Stelle auch vorhandene Aktenverzeichnisse oder andere Registraturfindmittel als Aussonderungsverzeichnis verwendet werden.
8.3. Dem Universitätsarchivar ist Einsicht in die angebotenen Unterlagen und in die Findmittel der Registraturen zu gewähren.
8.4 . Vor der Entscheidung des Universitätsarchivs darf über die angebotenen Unterlagen nicht verfügt werden. Den Einrichtungen der Universität ist es insbesondere nicht gestattet, Unterlagen nach eigenem Ermessen zurückzuhalten sowie ohne Zustimmung des Universitätsarchivs zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten.
8.4.1. Entscheidet das Universitätsarchiv nicht innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Aussonderungsverzeichnisses über die Übernahme der angebotenen Unterlagen, so übersendet die abgebende Stelle dem Universitätsarchiv die von ihr im Aussonderungsverzeichnis als archivwürdig vorgeschlagenen Unterlagen, für deren weitere Aufbewahrung oder Vernichtung dann das Universitätsarchiv zuständig ist.
8.4.2. Im Einvernehmen mit dem Universitätsarchiv übersendet die abgebende Stelle die archivwürdigen Unterlagen unter Beigabe des Abgabeverzeichnisses (berichtigte Fassung des Aussonderungsverzeichnisses), von dem die abgebende Stelle eine Ausfertigung als Empfangsbestätigung zurückerhält.
8.5. Die anbietende Stelle ordnet die zur Angabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden.
8.6. Die anbietende Stelle hat Unterlagen, die nicht übernommen oder nach der Übernahme als nicht archivwürdig bestimmt worden sind, weiterhin aufzubewahren, soweit ihre besonderen Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

9. Schutzmaßnahmen

9.1. Vor der Übernahme von Unterlagen im Sinn von Art. 6 Abs. 1 Satz 3 BayArchivG muss das Universitätsarchiv durch geeignete Maßnahmen oder entsprechende Festlegungen sicherstellen, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter und überwiegende Interessen des Gemeinwohls auch nach der Archivierung angemessen berücksichtigt werden (Art. 7 Abs. 2 BayArchivG). Die anbietende Stelle ist bei der Bestimmung der beabsichtigten Maßnahmen und Festlegungen frühzeitig zu beteiligen.
9.1.1. Es soll sichergestellt werden, dass die Unterlagen durch die Archivierung nicht einen vorher bestehenden gesetzlichen Schutz vor Ausforschung verlieren. Bei der Bestimmung der Maßnahmen und Festlegungen ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit unter Berücksichtigung der Schutzwürdigkeit der Unterlagen und des Verwaltungsaufwands zu beachten.
9.1.2. Als Schutzmaßnahmen kommen insbesondere Einschränkungen und Auflagen, die Bestimmung einer verlängerten Schutzfrist nach Art. 10 Abs. 4 Satz 3 BayArchivG sowie sonstige organisatorische, technische und personelle Maßnahmen zum Schutz vor unbefugter Benützung in Betracht.
9.2. Das Universitätsarchiv kann die Übernahme dieser Unterlagen ausnahmsweise auch bis zu dem Punkt zurückstellen, zu dem sie ohne einschränkende Maßnahmen übernommen werden können. Die anbietende Stelle bleibt zur weiteren Aufbewahrung dieser Unterlagen verpflichtet. 

10. Auftragsarchivierung

10.1. Das Universitätsarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbe-wahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt.
10.2. Über die Übernahme von Unterlagen zur Auftragsarchivierung entscheidet der Leiter des Universitätsarchivs unter Berücksichtigung der Interessen der anbietenden Stelle und des Universitätsarchivs. Die Auftragsarchivierung soll wegen der räumlichen, organisatorischen und personellen Konsequenzen für das Universitätsarchiv auf besonders dringliche Ausnahmefälle beschränkt bleiben. Sie kommt in Betracht, wenn die Unterlagen nur noch selten benötigt werden und wenn es sich beim überwiegenden Teil voraussichtlich um archivwürdige Unterlagen handelt, deren frühzeitige Übergabe eine rationellere Erfassung bei der späteren Archivierung erwarten lässt.
10.3. Nach Ablauf der besonderen Aufbewahrungsfristen ist das Verfahren entsprechend Nrn. 5 bis 9 durchzuführen.

11. Dokumentationsmaterial

11.1. Die Organe der akademischen Selbstverwaltung und alle Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solche wissenschaftliche Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, bieten auch das vorhandene Dokumentationsmaterial in vereinfachter Form zur Übernahme an. Dokumentationsmaterial in diesem Sinn sind z.B. Plakate, Flugblätter und Flugschriften, Presseausschnitte, Zeitungen, Firmen-, Verbands- und Vereinsschriften, Bilder, Filme und Tonaufzeichnungen, die nicht zu bestimmten Akten gehören.
11.2. Das Universitätsarchiv entscheidet innerhalb von sechs Monaten, welches Dokumen-tationsmaterial übernommen wird. 

12. Kosten

Die Kosten der Anbietung und Übergabe trägt die abgebende Stelle. Die dem Universitätsarchiv dabei entstehenden Aufwendungen sind jedoch nicht zu erstatten.

III. Vernichtung

13. Vernichtung

13.1 Unterlagen, deren Archivwürdigkeit vom Universitätsarchiv verneint worden ist und die nicht nach Nr. 8.6 weiterhin aufzubewahren sind, sollen von der anbietenden Stelle datenschutzgerecht vernichtet werden (Art. 7 Abs. 1 Satz 2 BayArchivG). Es ist sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und das Papier bzw. der Datenträgerabfall der Rohstoffverwertung zugeführt werden.
13.2 Soweit die Vernichtung einem Privatunternehmen übertragen wird, muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich gesichert werden. Insbesondere ist dafür Sorge zu tragen, dass die mit der Vernichtung beschäftigten Personen nach dem Verpflichtungsgesetz vom 2. März 1974 in der Fassung des § 1 Nr. 4 des Gesetzes zur Änderung des EGSTGB vom 15. August 1974 (BGBl. I S. 1942) auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die Vernichtung der Unterlagen soll unter Heranziehung der DIN 32 757 erfolgen; der Sensibilität der zu vernichtenden Unterlagen ist Rechnung zu tragen.

IV. Schlussbestimmungen

14.  Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

 
Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 15. Dezember 2004. Diese Ordnung wurde am 09. März 2005 in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt niedergelegt. Die Niederlegung wurde am gleichen Tag in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt bekannt gemacht. Tag der Bekanntmachung ist daher der 09. März 2005.