Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt (KU) pflegt ein weltweites Netzwerk internationaler Universitätspartnerschaften und Kooperationen in Forschung und Lehre. Das International Office (IO) unterstützt Fakultäten und Einrichtungen bei der Anbahnung und administrativen Abwicklung von neuen Kooperationsvereinbarungen.

Vereinbarungen zur Umsetzung von Forschungsprojekten oder bi-nationalen Promotionsverfahren (Cotutelle) werden vom Zentrum für Forschungsförderung (ZFF) betreut. Die Einrichtung von internationalen Studienangeboten (Joint oder Double Degree-Option) wird vom IO und der Studiengangsentwicklung gemeinsam unterstützt. Informationen zu Fördermöglichkeiten von Drittmittelprojekten und Kooperationsvorhaben finden sie auf dem DAAD-Portal

Bei internationalen Hochschulkooperationen sind grundsätzlich drei Vertragsarten zu unterscheiden, welche im Folgenden beschrieben und deren jeweilige Antragsprozesse näher erläutert werden:

2.1 Universitätsweite Kooperationsvereinbarungen

Universitätsweite Hochschulkooperationen umfassen die gesamte KU; die Inhalte des Kooperationsvertrags können von allen Fakultäten wahrgenommen werden. Sie können auf Initiative von Universitätsangehörigen oder auch ausländischen Hochschulen angestoßen werden. Der Antragsprozess erfolgt folgendermaßen:

1) Im Vorfeld einer geplanten, neuen universitätsweiten Hochschulkooperation prüft das IO Hochschulstatus und Akkreditierungen, sowie bestehende internationale Kooperationen und Schnittmengen des Profils der ausländischen Universität mit der KU. Auf dieser Grundlage erstellt das IO eine Stellungnahme für die Hochschulleitung (HSL).

2) Das IO stimmt die Inhalte des Kooperationsvertrags mit der ausländischen Universität und der Rechtsabteilung der KU ab und meldet den Kooperationsantrag zur Hochschulleitungssitzung an. Verträge, die nicht vorher mit dem IO und der Rechtsabteilung abgestimmt wurden, werden von der HSL grundsätzlich nicht behandelt.

3) Die HSL beschließt über die neue Kooperation.

4) Das IO koordiniert die Unterschriften der Verträge.

2.2 Vereinbarungen auf Fakultäts- oder Fachebene

Kooperationsvereinbarungen auf Fakultäts- oder Fachebene betreffen nur ausgewählte Einrichtungen der KU, und es profitieren ausschließlich Angehörige der jeweiligen Fakultät/ des jeweiligen Fachs davon. Der Antragsprozess erfolgt folgendermaßen:

1) Die jeweilige Fakultät muss dem Kooperationsabkommen zustimmen. Darüber hinaus wird eine Stellungnahme des/der Antragstellers/-in benötigt, in der die Vorteile der angestrebten Kooperation dargestellt werden und das Abkommen begründet wird.

2) Das IO prüft daraufhin Hochschulstatus, Akkreditierungen und internationale Partnerschaften der ausländischen Universität und fertigt eine Stellungnahme für die HSL an.

3) Das IO stimmt die Inhalte des Kooperationsvertrags mit der ausländischen Universität, der Fakultät bzw. dem Fach, der Rechtsabteilung und - im Falle von Doppelabschlussabkommen - mit dem Prüfungsamt und dem Studierendenbüro ab und meldet die Kooperation für die nächste Sitzung der HSL an.

4) Die HSL beschließt über die neue Kooperation.

5) Das IO koordiniert die Unterschriften der Verträge.

6) Im Fall von Doppelabschlussabkommen organisiert das IO organisiert einen Termin aller beteiligter Gruppen (IO, Fakultät/Fach, Rechtsabteilung, Studienorganisation) um die konkrete Umsetzung des Abkommens abzustimmen (wie z.B. Einschreibung und Status der Studierenden, Abwicklung der Prüfungen, Austausch von Prüfungsergebnissen, Verbuchung der Leistungen, etc.). Alle beteiligten Gruppen erhalten über Mobility-Online Zugriff auf die digitale Kopie des Doppelabschlussabkommens sowie auf alle für die Implementierung notwendigen Informationen.

2.3 Erasmus+-Verträge (mit Institutionen in Erasmus+-Programmländern)

Erasmus+-Verträge mit Institutionen in Erasmus+-Programmländern werden ausschließlich auf Fachebene geschlossen und an der KU administrativ durch das IO betreut. Bei Anbahnung einer Kooperation ist daher eine oder ein "Departmental Coordinator" als der oder die in fachlichen Belangen zuständige Ansprechpartner/-in seitens des Fachs zu benennen. Er oder sie fungiert als Ansprechpartner/-in in allen fachlichen Fragen für das IO.

Erasmus+-Vereinbarungen werden vom Erasmus+-Hochschulkoordinator oder der Erasmus+-Hochschulkoordinatorin erstellt und mit dem IO der Erasmus+-Partneruniversität abgestimmt.

Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen unverbindlichen Absichtserklärungen und verbindlichen Kooperationsverträgen erläutert. Bitte beachten Sie, dass für einen Studierendenaustausch das Vorliegen eines verbindlichen Kooperationsvertrags (3.3) unbedingt notwendig ist.

3.1 Letter of Intent

Ein Letter of Intent (LoI) ist eine unverbindliche Absichtserklärung, die bestätigt, dass die Parteien des LoI in Verhandlungen über einen Vertragsabschluss stehen. Ein LoI soll das Interesse und die Ernsthaftigkeit der Gespräche und Verhandlungen darlegen. Da er jedoch rechtlich unverbindlich ist, besteht kein Anspruch auf den Abschluss des angestrebten Vertrages. Auch wenn ein LoI grundsätzlich keine Pflicht zum Abschluss des beabsichtigten Hauptvertrags begründet, sind einzelne Regelungen des LoI wie zum Beispiel Exklusivitätsklauseln und Geheimhaltungsvereinbarungen für die vereinbarte Dauer sehr wohl verbindlich.

3.2 Memorandum of Understanding

Ein Memorandum of Understanding (MoU) ist eine Absichtserklärung, die zwischen mehreren Verhandlungspartnern abgegeben und unterschrieben wird. Der Begriff stammt aus dem US-amerikanischen Rechtskreis. Es handelt sich ebenfalls um eine rechtlich unverbindliche Absichtserklärung, für die die gleichen Grundsätze wie bei einem LoI gelten. In der Praxis werden die Begriffe zum Teil synonym verwendet. Wie das Dokument betitelt ist, ist nicht relevant. Entscheidend ist die inhaltliche Ausgestaltung, aus der hervorgeht, dass es sich um eine unverbindliche Absichtserklärung handelt - also um einen LoI oder ein MoU.

3.3 Kooperationsvertrag

Ein (Kooperations)Vertrag hat indes Bindungswirkung. Ein Kooperationsvertrag kann zwischen zwei Hochschulen, Fakultäten oder auch mit einem anderen Partner (Gesellschaft, Verein) geschlossen werden. Er wird meist als Rahmenvertrag ausgestaltet, das heißt, die Rahmenbedingungen (allgemeine Regelungen) für eine Kooperation werden festgelegt, einzelne Abkommen werden dann aber von Fall zu Fall geschlossen.

Ein Kooperationsvertrag hat das Ziel, bestehende Kontakte und die Zusammenarbeit zu bündeln und zu fördern . In einem Kooperationsvertrag können Regelungen getroffen werden hinsichtlich des Austauschs von Studierenden, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und anderen Universitätsmitgliedern, aber auch die gemeinsame Durchführung von Forschungsprojekten, ein Summer-School-Programm oder Wissens- und Technologietransfer können unter anderem Gegenstand des Vertrags sein .Es ist bei den zu treffenden Regelungen immer den Besonderheiten des jeweiligen Ziels Rechnung zu tragen. Beispiel: Bei Verträgen, die den Austausch von Studierenden betreffen, sind die jeweiligen Studien- und Prüfungsordnungen zu beachten, insbesondere ist eine Regelung hinscihtlich der Erhebung von Studienbeiträgen zu erstellen. 

Mit Ausnahme von Erasmus+-Verträgen können in allen Kooperationsabkommen Klauseln zur stillschweigenden Vertragsverlängerung um X Jahre nach jedem Ablauf der Vertragsdauer aufgenommen werden. Verträge ohne eine solche Klausel werden vom IO rechtzeitig vor Ablauf evaluiert (u.a. bzgl. der Austauschbilanz) und Details einer Vertragsverlängerung mit den betroffenen Stellen an der KU und mit dem IO der Partneruniversität abgestimmt. Anschließend entscheidet die HSL über die Weiterführung der Universitätskooperation.

Erasmus+-Verträge können maximal bis zum Ende einer Programmlaufzeit geschlossen werden. Danach entscheiden die Fächer, welche Erasmus+-Verträge bis maximal zum Ende des nächsten Programmzeitraums neu abgeschlossen werden sollen. Das IO kümmert sich um die administrative Erstellung und Abwicklung der Neuverträge.

Im International Office liegen bereits mit der Rechtsabteilung abgestimmte Vorlagen zu verschiedenen Vertragsarten vor. Die Vertragssprache für Partnerschaftsvereinbarungen ist Deutsch oder Englisch. Im Fall, dass weitere Sprachversionen vorliegen, ist nur die deutsche bzw. englische Fassung vorrangig gültig.

Partner einer Vereinbarung mit einer anderen Hochschule ist grundsätzlich die KU. Jede Vereinbarung bedarf deshalb eines Beschlusses der HSL und muss von der Universitätsleitung, in der Regel von der Präsidentin oder dem Präsidenten, unterzeichnet werden. Einzige Ausnahme hiervon sind Erasmus+-Vereinbarungen, welche unter dem Dach des Erasmus+-Programms auf Fachebene geschlossen werden und daher keiner gesonderten Zustimmung durch die Hochschulleitung bedürfen.