Funktionsadressen und Shared Mailboxen

Für Organisationseinheiten (Lehrstuhl, Sekretariat) oder Projekte kann es sinnvoll sein, Nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen zu benutzen. Das RZ kann solche Adressen einrichten und eine Leseberechtigung für mehrere Personen vergeben. Damit kann eine solche Adresse auch weiterbenutzt werden, wenn das Personal wechselt. Innerhalb der leseberechtigten Gruppe muss allerdings geklärt werden, wer die E-Mails beantwortet und dass eine Vertretung bei Abwesenheit geregelt ist.

Anträge können formlos an gerichtet werden. Geben Sie bitte an, wer Zugriff auf die Mail-Box haben darf - am besten mit Kennungen oder E-Mail-Adressen. Machen Sie auch einen Vorschlag, wie die E-Mail-Adresse lauten soll.

Einschränkungen, Tipps und Fallstricke:

• Achten Sie bitte darauf, dass die Shared Mailbox auch tatsächlich von jemandem regelmäßig gelesen wird. Leider wird das in der Praxis oft vergessen.
• Abwesenheitsnotiz: Es ist nicht möglich, eine Abwesenheitsnotiz zu machen. Shared Mailboxen sollen eben personenunabhängig funktionieren.
• Wenn Sie die Mailbox nur abonnieren und keine eigene Identität erstellen, antworten Sie auf E-Mails mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse. Wollen Sie mit dem  Namen der Shared Mailbox antworten, müssen Sie dies eigens konfigurieren.