Der Beschäftigungszyklus
Die Aufgaben und Angebote der Stabsstelle Personalentwicklung und Weiterbildung sind am sogenannten Beschäftigungszyklus ausgerichtet („Employee Lifecycle“).
Der Beschäftigungszyklus besteht im Wesentlichen aus den Phasen „Personalgewinnung“, „Personaleinarbeitung“, „Personalentwicklung“ und „Personalverabschiedung“. Je nach Lesart finden sich noch ausdifferenziertere Modelle, die z.B. die „Personalbindung“ (Retention) als eigenen Baustein betrachten oder der Attraktivitätssteigerung des Arbeitgebers und der damit verbundenen Anziehung potenzieller Mitarbeitender (Attraction) gesonderte Aufmerksamkeit widmen.
Im Kontext Universität und Öffentlicher Dienst ist die klassische Variante mit vier Phasen ausreichend. Die Inhalte der einzelnen Phasen sowie die Unterstützungs- und Beratungsleistungen der Stabsstelle finden Sie nachfolgend aufgelistet.
Personalgewinnung (Recruiting)
Was hier passiert: Stellenausschreibung und Personalauswahl gemäß des Anforderungsprofils, Einstellung.
Anträge und Leitfäden der Personalabteilung finden sich im Intranet unter „Personal von A bis Z“. Für Berufungsverfahren gelten gesonderte Regelungen und Abläufe, vgl. dazu den eigenen Bereich im Intranet.
Die Personalentwicklung berät bei der Ermittlung von überfachlichen Kompetenzen in Einstellungsprozessen und Berufungsverfahren, z.B. im Rahmen eines strukturierten Interviews.
Personaleinarbeitung (Onboarding)
Was hier passiert: Vorbereitung des ersten Arbeitstags (vgl. auch die „Einstellungscheckliste für Fachvorgesetzte“ im Intranet), Erwartungen klären und Feedback geben, Sicherheitsunterweisung durchführen, Probezeitgespräche führen, Weiterbildungsbedarf feststellen, Einarbeitung durch Kolleg/-innen und Führungskraft.
Die Personalabteilung erinnert die Führungskräfte rechtzeitig an die Durchführung des Probezeitgesprächs. Mit dieser Erinnerung erhalten Sie einen Leitfaden zur Gesprächsführung. Bei Bedarf bietet die Stabsstelle Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des Probezeitgesprächs an. Auch bei der Auswahl und Organisation notwendiger Weiterbildungen steht die Personalentwicklung zur Verfügung.
Personalentwicklung (Development)
Was hier passiert: Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterführung, Kompetenzentwicklung, Weiterbildungen, Coaching, Zielvereinbarungen und Beurteilungen, Mitarbeitergespräche, Teamentwicklung, Talent Management, BEM-Gespräche und Rückkehrgespräche, jährliche Sicherheitsunterweisungen, Begehungen, Gefährdungsbeurteilungen (Erläuterungen und Vorlagen im Intranet).
Diese Phase des Beschäftigungszyklus ist der originäre Wirkungsbereich der Personalentwicklung. Die Stabsstelle Personalentwicklung und Weiterbildung berät und unterstützt zu (fast) allen Instrumenten und Maßnahmen, die in dieser Phase zum Einsatz kommen.
Personalverabschiedung (Offboarding)
Was hier passiert: rechtzeitige Nachfolgeplanung, Wissenstransfer und Wissenssicherung, Erstellung des Arbeitszeugnisses (die Personalabteilung stellt entsprechende Vorlagen zur Verfügung), Verabschiedungsgespräch durch den Vorgesetzten, Verabschiedung im Team, Rückgabe von Arbeitsmitteln (die Personalabteilung gibt eine Checkliste aus), Exit-Interview durch die Personalentwicklung.