2015 bis 2025
2015: Neubesetzung der URZ-Leitung
Nach 25monatiger Vakanz wurde die Stelle des URZ-Leiters zum 1. Juli 2015 mit Dr. Nils Blümer wieder regulär besetzt. In der InKuerze wurde der neue URZ-Leiter von den kommissarischen Leitern freundlich begrüßt:
Nils Blümer wird zum 1. Juli die Leitung des Universitätsrechenzentrums der KU übernehmen. Der 44-Jährige ist derzeit außerplanmäßiger Professor am Institut für Physik der Johannes Gutenberg Universität Mainz. Dabei beschäftigte er sich mit wissenschaftlichen Themen, die an der geistes- und sozialwissenschaftlich geprägten KU bislang eher nicht im Fokus stehen: Physik der kondensierten Materie, Theoretische Festkörperphysik, Magnetismus, Metall-Isolator-Übergang. Studiert hatte der gebürtige Münchner Physik, Mathematik und Informatik an der RWTH Aachen. Nach einem Forschungsaufenthalt in den USA war Blümer wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Augsburg, wo er im Fach Physik promovierte. Seit 2001 wirkte Blümer in Mainz – zunächst als Assistent, dann als Juniorprofessor und schließlich als Vertreter einer Professur. Derzeit leitet er Projekte in einem Sonderforschungsbereich/Transregio und einer verteilten Forschergruppe der Deutschen Forschungsgemeinschaft. Außerdem gehört Blümer an der Universität Mainz auch einer Expertengruppe zu Rechner-gestützten Forschungsmethoden in den Naturwissenschaften an. Er erwarb zahlreiche Qualifikationen im Bereich Informationstechnik und IT-Management und sammelte im Rahmen seiner Forschungstätigkeiten im Bereich der Computergestützten Physik unter anderem Erfahrungen in der Konfiguration und im Einsatz von Hochleistungsrechnern – etwa bei komplexen Computersimulationen.
Nils Blümer hatte bereits Gelegenheit, durch Gespräche mit den bisherigen kommissarischen Leitern, Peter Kahoun und Peter Ihrler, und weiteren Kollegen, die Arbeit des RZ kennen zu lernen und wurde am Rande der letzten ZKI-Tagung schon herzlich in die BRZL-Runde (bayerischer Uni-Rechenzentrumsleiter) aufgenommen. Er freut sich sehr auf den bevorstehenden Dienstantritt und die Gelegenheit, in der für den 1. Juli angesetzten Dienstbesprechung das gesamte RZ-Team kennen zu lernen, sowie auf eine gemeinsame erfolgreiche Zukunft.
(Quelle: https://www1.ku.de/urz/inkuerze/pdf/ik115.pdf, Kapitel Personalia, S. 26, Juni 2015; vgl. auch Pressemitteilung der KU samt Interview)
Während der Einarbeitungsphase des neuen URZ-Leiters blieben die bisherigen kommissarischen Leiter, P. Ihrler und P. Kahoun, als stv. URZ-Leiter zunächst Teil des Führungsteams. Ab März 2016 übernahm Dr. Bernward Tewes (dauerhaft) die Rolle als stellvertretender URZ-Leiter.
2015: Duales Studium als Instrument zur Gewinnung von IT-Personal
Die Gewinnung neuer MitarbeiterInnen mit den jeweils benötigten IT-Qualifikationen war und ist (u.a.) für Universitätsrechenzentren eine stete Herausforderung. Auf Initiative der kommissarischen URZ-Leiter begann die KU im Jahr 2015, als innovatives Instrument zur Personalgewinnung Plätze für ein Duales Studium in Informatik anzubieten. Dabei erhalten die erfolgreichen BewerberInnen schon mit Beginn des Dualen Studiums einen speziellen Arbeitsvertrag. Im Vergleich zu regulären Studiengängen werden in der vorlesungsfreien Zeit umfangreiche Praxisphasen beim Arbeitgeber absolviert. In der Regel wird für den Zeitraum nach dem Studienabschluss eine reguläre Stelle reserviert.
Der erste Dualstudienplatz der KU wurde zum Wintersemester 2015/2016 in Kooperation mit der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) Stuttgart angeboten und mit der Abiturientin Eva-Maria Wecker besetzt. Diese absolvierte einerseits das anspruchsvolle Studium mit großem Erfolg und arbeitete sich andererseits in den Praxisphasen schon in wichtige Aufgaben der freigehaltenen Stelle (Nachfolge Klaus Keil) sowie in für das URZ wichtige Zukunftstechnologien (Bachelor-Arbeit zu "Middleware und Microservices: Erste Schritte zu einer flexiblen Softwarearchitektur") ein. Seit dem 1.10.2018 ist sie als reguläre URZ-Mitarbeiterin hochgeschätzt und in der Abteilung Dienste und Programmierung u.a. für PC-Pools, Multimedia und Baramundi zuständig.
Den gleichen Weg durchlief ab 2019 (ebenfalls mit Studium an der DHBW) Herr Lukas Gößl, der zuvor schon eine Fachinformatiker-Ausbildung absolviert hatte - ebenfalls mit großem Erfolg und mit wichtigen Beiträgen u.a. zum BI-Projekt (s.u.) sowie der Bachelor-Arbeit "Softwaregestützte Steuerung, Protokollierung und Qualitätsverbesserung des Workflows zur Digitalisierung historischer Schriftgutbestände". Seit 2022 gehört er zum EDV-Team der Universitätsbibliothek; nach einem zusätzlich (im Zeitraum 2024-2025 berufsbegleitend an der THI erworbenen) Master-Abschluss in der Rolle als IT-Architekt.
Aus praktischen Gründen wechselte die KU zwischenzeitlich zur Technischen Hochschule Ingolstadt (THI) als Kooperationspartner. Seit dem Wintersemester 2023/2024 ist die Abiturientin Laura Kerler dort auf einem guten Wege und hat in den praktischen Phasen schon wichtige Beiträge u.a. zum elektronischen Dienstreiseantrag geleistet. Parallel zum dualen Studium nutzt das URZ auch niederschwelligere Kooperationsformen mit der THI: Im Rahmen einer praktischen Phase während des regulären Bachelor-Studiums "Digital Business" hat Julia Christ erst Beiträge zur Einführung eines Informationssicherheits-Management-Systems geleistet und dann im Jahr 2024 in ihrer Bachelor-Arbeit ein Projekt zur IT-Security Awareness erfolgreich an der KU durchgeführt.
2016: Einführung von Confluence für Kollaboration und Wissensmanagement
Gegen Ende des letzten Jahrtausends erschienen erste "Wiki"-Systeme, also Webplattformen, bei denen NutzerInnen Informationen nicht nur konsumieren, sondern einfach selbst einpflegen, ergänzen und korrigieren können. Der spätere URZ-Leiter hatte schon im Jahr 2003 eines der damals führenden Systeme (TWiki / FosWiki) für einzelne Arbeitsgruppen an der Universität Mainz eingeführt und später u.a. auch die kommerzielle Wiki-Plattform Confluence von Atlassian evaluiert.
KU bzw. URZ hatten zwar auch einzelne Systeme für Wissensmanagement (etwa die URZ-Doku, teilweise auch ILIAS), jedoch nicht auf einer benutzerfreundlichen Wiki-Basis. In Kooperation mit dem BMBF-Projekt "Mensch in Bewegung (MiB)", dessen Leiter Tom Sporer ebenfalls Wiki/Atlassian-Erfahrung mitbrachte, wurde im Jahr 2016 eine erste Confluence-Instanz für URZ+MiB installiert und (mit 50 Lizenzen) konfiguriert. Die Vorteile der intuitiven Bedienung von Confluence und des Atlassian-Ökosystems mit zahlreichen Partnern, die jeweils Plugins für spezielle Fähigkeiten und Anwendungen anbieten, bewährten sich schnell auch an der KU: Die Anzahl der aktiven Benutzerinnen und Benutzer stieg schnell an; mit dem Erreichen von 500 Lizenzen wechselte die KU (als eine der ersten Universitäten in Bayern) im Jahr 2018 auf die Data-Center-Variante.
Im Lauf der Jahre setzte sich Confluence (befördert u.a. vom URZ, der Uni der Bundeswehr und der HM organisierte Austauschformate) an bayerischen Universitäten fast flächendeckend durch. Seit 2023 betreibt das LRZ für den Bayerischen Digitalverbund (d.h. alle bayerischen Hochschulen) eine zentrale Instanz, in die im Dezember 2023 die KU-Instanz überführt wurde - u.a. mit dem Vorteil sehr erheblicher Kosteneinsparungen. Inzwischen gibt es rund 200 Team- und Projekt-Arbeitsbereiche in Confluence für die KU mit tausenden von Seiten und mehr als 200 GB an Anhängen, die von nahezu allen Einheiten der KU u.a. für Wissensmanagement, Projektplanung, administrative Prozesse, Erstellung von Anträgen und sonstigen Dokumenten sowie Kollaboration aller Art genutzt werden. Daneben entstehen zunehmend hochschulübergreifende Arbeitsbereiche (etwa für Arbeitskreise der Hochschulleitungen und für Einheiten des Bayerischen Digitalverbunds).
2016: Neustrukturierung des URZ mit Fachabteilungen und Stabsstellen
Das Universitätsrechenzentrum (URZ) wurde im Jahr 1985 mit einer sehr überschaubaren personellen Ausstattung gegründet und wuchs dann zunächst langsam. Auch bei Erweiterungen um den neuen Standort Ingolstadt sowie um die Verwaltungs-IT blieb as URZ zentral auf den URZ-Leiter ausgerichtet; die IT-Versorgung des Standorts Ingolstadt erfolgte überwiegend lokal durch eine eigene URZ-Abteilung, obwohl viele Fragestellungen für Eichstätt und Ingolstadt eigentlich gleich waren.
Schon in der Zeit der kommissarischen Leitung waren die Notwendigkeit für eine Reorganisation des URZ erkannt worden. Wegen der hohen Komplexität der zu einzelnen Diensten beitragenden IT-Systeme und für ihren Betrieb geforderten Qualifikationen sowie verschiedener paralleler Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter war eine (überlappungsfreie) fachliche Gliederung aber keineswegs einfach oder offensichtlich. Gleichzeitig fehlten eingespielte Führungs-Teams, die insgesamt alle Fachzuständigkeiten und Rahmenbedingungen voll überblickten.
Mit Amtsantritt der neuen URZ-Leitung wurde schnell klar, dass der bisherige kommissarische Leiter P. Kahoun die Zuständigkeit für IT-Infrastruktur behalten sollte, künftig auch als Abteilungsleiter mit Personalverantwortung. P. Ihrler, der andere bisherige kommissarische Leiter, hatte sich dagegen als Stabsstellenleiter für Strategische Projekte empfohlen. Ebenfalls "gesetzt" waren eine Verwaltungs-IT-Abteilung, eine Stabsstelle für IT-Sicherheit und eine Stabsstelle für IT-Service- und Projektmanagement (als weitere übergreifende Aufgaben). Mit der Zielgröße von etwa 6 MitarbeiterInnen pro Abteilung ergab sich letztlich folgende Abteilungsstruktur (Anzahl Personen und Vollzeitäquivalente jeweils Stand 10/2025, zuzüglich Leiter, Sekretariat und 2 Stabsstellen)
Die Abteilung IT-Infrastruktur ist zuständig für die Serverräume, Server, Speichersysteme, Virtualisierung, Datennetze, Datensicherung, technische IT-Sicherheit und Basisdienste inklusive Email. Leitung: Peter Kahoun bis 2024, seitdem Norbert Koch; Teamgröße: 6 Personen, 6 VZÄ.
Die Abteilung Verwaltungs-IT betreut das Campus-Management-System KU.Campus, kümmert sich um Datenbanken, unterstützt Anwendungen und Systeme in den Bereichen Personal und Controlling, administriert HISinOne, entwickelt Schnittstellen und übernimmt weitere Aufgaben. Leitung: Barbara Woitas; Teamgröße: 6 Personen, 5,5 VZÄ.
Die Abteilung IT-Support & Einkauf ist für Arbeitsplatzrechner (Hardware, Betriebssystem und Software), Beschaffung von IT-Ausstattung und das Software-Lizenzmanagement zuständig. Leitung: Peter Zimmermann bis 2021, seitdem Leo Hüttinger; Teamgröße: 5 Personen, 3,7 VZÄ.
Die Abteilung Dienste & Programmierung hat den Schwerpunkt auf der Betreuung von Web Services, E-Learning, dem Authentifizierungs- und Autorisierungsdienst Shibboleth sowie Multimedia-Ausstattung. Leitung: Dr. Bernward Tewes; Teamgröße: 4 Personen, 3,5 VZÄ + 1,5 unbesetzte Stellen.
Diese im Jahr 2016 gefundene fachliche Aufteilung des URZ hat sich mit nur sehr geringen zwischenzeitlichen Modifikationen in den Folgejahren sehr bewährt. Im Jahr 2022 wurde im Rahmen der Erarbeitung eines URZ-Personalkonzepts festgelegt, die Abteilungsprofile noch weiter zu schärfen und z.B. (zuvor von Anwendungsverantwortlichen mitbetreute) Linux-Administrationsaufgaben konsequent in der IT-Infrastruktur anzusiedeln sowie die nach Verrentung von P. Ihrler (im Jahr 2023) verbleibenden Stabsstellen weiterzuführen und zu stärken.
2017: Einführung von CIO-Gremium und IT-Beirat
Mit wachsender Bedeutung der IT wurde es üblich, in größeren Organisationen neben der Chef-Rolle (CEO in Unternehmen, Präsidentin oder Rektor in Hochschulen) analog zur Teilverantwortung für Finanzen (CFO bzw. Kanzler) auch eine formale Verantwortung für den IT-Bereich festzulegen, typisch personifiziert als Chief Information Officer (CIO). Generell bezieht sich die CIO-Rolle primär auf die IT-Nachfrage und die Abstimmung zwischen IT- und allgemeiner Organisations-Strategie, d.h. einerseits die Frage, welche IT-Fähigkeiten und IT-Dienste benötigt werden, um bestehende Organisationsziele zu erreichen und andererseits die Frage, ob und wie die Unternehmensziele aufgrund von IT-Entwicklungen angepasst werden sollten. In Organisationen mit eigenem IT-Dienstleister (etwa Uni-Rechenzentren) kann diese Verantwortung für IT-Nachfrage von der Verantwortung für das IT-Angebot (d.h. die RZ-Leitung) getrennt sein.
Auf der Basis einschlägiger Empfehlungen für die IT-Governance an Hochschulen arbeitete der neue URZ-Leiter mit Unterstützung des Hochschul-IT-Beraters Dr. Markus von der Heyde im Jahr 2016 ein IT-Governance-Konzept für die KU aus, welches im Frühjahr 2017 umgesetzt wurde. Seitdem ist das CIO-Gremium (formal als Präsidialkommission der KU) dafür zuständig, die IT- und Digitalisierungsstrategie der KU weiterzuentwickeln und deren Umsetzung (primär durch das URZ) zu begleiten. Es tagt etwa monatlich, berät den URZ-Leiter (der dem Gremium als stv. CIO angehört) und trifft Entscheidungen bzw. bereitet Entscheidungen des Präsidiums vor (das durch den Kanzler und CIO im Gremium vertreten ist). Im Jahr 2024 wurde der Auftrag der Hochschulleitung an das CIO-Gremium mit geringen Modifikationen erneuert. Aktuell (Stand 2025) gehören dem Gremium folgende Personen an:
- Dipl.-Ing. Eckhard Ulmer - Kanzler (CIO; Vorsitzender): Strategische Leitung und Koordination.
- Dr. Nils Blümer - Leitung des Universitätsrechenzentrums (stellvertretender CIO): URZ/IT-Leitung und Kooperationen.
- Dr. Maria Löffler - Leitung der Universitätsbibliothek: IT-gestützte Bibliotheks- und Informationsservices.
- Eduard Breitenhuber - Leitung der Finanzabteilung: Budgetplanung für IT-Projekte.
- Gabriele Kronschnabl - Vertretung der Rechtsabteilung: Beratung zu rechtlichen Fragen.
- Anna Kurmangaliev - Referentin des Kanzlers: Geschäftsführung des Gremiums.
Neben dem CIO-Gremium wurde ein IT-Beirat als Diskussions- und Austauschforum eingerichtet, mit je einer Sitzung pro Semester (erstmals am 23.05.2017). Weiterführende Informationen finden sich auf https://www.ku.de/die-ku/organisation/gremien/cio-gremium-und-it-beirat.
2017: Einführung moderner All-Flash-Speichersysteme
In den Anfangszeiten der IT wurden für die nichtflüchtige Speicherung von Daten in der Regel magnetische Medien verwendet, d.h. Bänder, Kassetten oder Festplatten (Hard Disk Drive, HDD). Bei diesen werden für Schreib- und Lesevorgänge die informationstragenden Bereiche jeweils motorisch an sogenannten Schreib/Leseköpfen vorbei bewegt. Im Lauf der Jahrzehnte nahmen die Kapazitäten von HDDs enorm zu (von typisch 20 Megabytes zum Zeitpunkt der URZ-Gründung um einen Faktor von etwa einer Million), gleichzeitig allerdings auch die Empfindlichkeit etwa gegenüber Vibrationen oder Erschütterungen (mit der Gefahr plötzlicher Totalausfälle). Sogenannte Solid State Drives (SSDs) kommen dagegen ohne bewegliche Teile aus; hier werden Informationen elektrisch gespeichert (heutzutage in der Regel in NAND-Flash-Speicherzellen). Dadurch ist die Latenz von SSDs geringer als von HDDs und sind erheblich mehr parallele Schreib/Lesevorgänge möglich.
Ein 2013 für die KU beschafftes redundantes Enterprise-Storage-System von EMC enthielt schon SSD/Flash-Speicher, allerdings nur zur Zwischenspeicherung "heißer" Daten. Langfristig und überwiegend wurden Daten noch auf HDDs gespeichert. Im Jahr 2015 wurde von der neuen URZ-Leitung entschieden, wegen der erheblichen technologischen Vorteile (bei inzwischen deutlich reduziertem Aufpreis gegenüber HDDs) sowohl in neuen Speichersystemen als auch in neuen Servern nur noch SSDs für Primärdaten zu verwenden (d.h. HDDs nur noch für Backup-Zwecke). Bei Servern wurden außerdem die Fähigkeit zur IP-gestützten Remote-Administration (Dell iDRAC) und die Anbindung mit mindestens 10 Gbit/s als Standard festgelegt.
Im Projekt zur Einführung einer neuen professionellen Email/Groupware-Lösung (s.u.) war früh entschieden worden, nicht mehr auf das alte EMC-Speichersystem zu setzen. Stattdessen sollte ein neues All-Flash-System für hohe Performanz und kurze Antwortzeiten sorgen. Aufgrund von eigenen Recherchen und Empfehlungen von IT-Verantwortlichen anderer Hochschulen fiel die Wahl auf ein NetApp AFF 200-System, das im Mai 2017 als redundanter Cluster aus zwei Einzelsystemen konfiguriert wurde. Sowohl das Speichersystem als auch der Vertriebspartner Anders & Rodewyk (später in der Cancom-Gruppe aufgegangen) überzeugte, so dass später das EMC-System durch ein größeres NetApp AFF 220-System ersetzt wurde, auf das sukzessive alle virtualisierten Anwendungen umgestellt wurden. Ein ausführlicher Bericht über das initiale NetApp-Projekt der KU wurde unter https://www.netapp.com/de/media/28631-cs-keller.pdf veröffentlicht. Aktuell wird vom URZ ein Finanzierungsantrag für die nächste Generation flash-basierter Enterprise-Storage-Systeme vorbereitet.
2017: Umstellung von E-Mail und Groupware auf Microsoft Exchange und MS-Campusvertrag
Das asynchrone Kommunikationsmedium E-Mail (electronic mail), in Deutschland seit 1984 im Einsatz, gründet (wie das Internet selbst, das World Wide Web und andere Internet-Dienste) auf offenen Standards, die in der Regel mit frei verfügbarer Software (Open Source) implementiert wurden. Auch an der KU kam Standard-Open-Source-Software für die verschiedenen E-Mail-Funktionalitäten zum Einsatz (u.a. Postfix für den E-Mail-Transport, Dovecot für Postfächer, SpamAssassin für Spam/Malware-Schutz etc.). Später wurden zusätzlich Squirrelmail als Webmailer und EGroupware u.a. für Kalender-Funktionalitäten eingeführt. Damit standen zwar in vielerlei Hinsicht leistungsfähige Systeme zur Verfügung. Allerdings wurde u.a. die Anbindung von Smartphones und von Microsoft-Programmen, die sich inzwischen im Office-Bereich durchgesetzt hatten, nicht optimal unterstützt. Die abnehmende Akzeptanz äußerte sich u.a. darin, dass viele KU-Angehörige ihre E-Mails auf Cloud-Dienste umleiteten und auch Termine dort pflegten.
Daher wurde beschlossen, die gesamte E-Mail/Groupware-Infrastruktur neu aufzubauen. Auf Basis einer umfassenden Marktanalyse samt eigenen Tests, Konsultationen anderer Uni-Rechenzentren und intensiver Beteiligung von Nutzergruppen (mit einer AG, die strukturell dem späteren IT-Beirat ähnelte) wurde entschieden, mit Microsoft Exchange den inzwischen dominierenden Quasi-Standard einzuführen und gleichzeitig Microsoft Office per Campus-Vertrag für alle KU-Angehörigen zu lizensieren. Die Systeme gingen im Lauf des Jahres 2017 in Betrieb; bis zum Sommer 2018 wurden sämtliche (rund 7000) aktive E-Mail-Accounts umgestellt - in rekordverdächtig kurzer Projektlaufzeit. Dank leistungsfähiger Server, Software und Dokumentation sowie sehr engagierter Unterstützung (durch das Projektteam und den neuen ServiceDesk, s.u.) fand das neue System sofort hohe Akzeptanz. Jetzt war der richtige Zeitpunkt gekommen, die datenschutzrechtlich höchst bedenkliche Weiterleitung dienstlicher E-Mails zu unterbinden, und wurde es möglich, Termine effizient über Gruppenkalender zu finden und zu pflegen. Da es gelang, neben E-Mails auch in EGroupware gespeicherte Termine automatisch in das neue System zu übertragen, konnten die Altsysteme kurzfristig abgeschaltet werden - ein wichtiger Beitrag zu Effizienz, IT-Sicherheit und Energieeinsparungen.
Insgesamt war das Exchange-Projekt ein großer Erfolg und wichtiger Beitrag zur Digitalisierung der KU. Im Lichte globaler Entwicklungen und den Bestrebungen von Microsoft, alle NutzerInnen in die Cloud zu zwingen, muss die Frage nach der richtigen E-Mail/Groupware-Plattform für die KU trotzdem immer wieder neu gestellt werden (Stichwort: Digitale Souveränität).
2017: Einführung eines studentischen ServiceDesks für den First-Level-IT-Support
Ein weiteres wichtiges Projekt betraf den First-Level-IT-Support, also die Anlaufstelle für die NutzerInnen bei Störungen, Problemen oder Fragen zu IT-Diensten. Zwar gab es eine telefonisch und per E-Email erreichbare Hotline des URZ sowie ein Ticketsystem für die Erfassung und Nachverfolgung von Support-Fällen. Allerdings wurde diese Hotline reihum von allen URZ-MitarbeiterInnen besetzt, die eigentlich andere Aufgaben hatten und nicht auf die Erfassung von Support-Fällen spezialisiert waren. Daher hatte für die Ratsuchenden die Nutzung der vorgegebenen Meldewege keine Vorteile: stattdessen wandten sich die KU-MitarbeiterInnen bei Problemen und Fragen im IT-Bereich oft an Ihnen jeweils vertraute URZ-MitarbeiterInnen ("hey Joe-Prinzip") - oft ineffizient sowohl in Bezug auf die Problemlösung als auch die "normalen" Dienstaufgaben und Projekte des URZ.
Im Rahmen eines IT-Service-Management (ITSM)-Projekts wurde daher im Jahr 2016 ein Konzept für die Neuordnung des Nutzersupports nach modernen ITSM-Prinzipien erstellt. Erfreulicherweise gelang es, für die Ausarbeitung der Prozesse und Regularien (etwa Prioritätskriterien und Eskalationsregeln) sowie Erarbeitung und Durchführung von Schulungen mit Herrn Stampfl einen sehr einschlägig qualifizierten Berater zu gewinnen (der zuvor als IBM-Mitarbeiter den IT-Support für Audi mit aufgebaut hatte). Recht früh wurde entschieden, für den geplanten ServiceDesk primär studentische Hilfskräfte (SHKs) einzusetzen, die im URZ zuvor u.a. als Aufsichten für die PC-Pools beschäftigt wurden (und in dieser Rolle auch teilweise schon Nutzer-Support geleistet hatten). Der neue ServiceDesk nahm - nach intensiven Schulungsphasen - am 24.04.2017 seine Arbeit auf - zunächst in Eichstätt und mit großzügig bemessenen Dienstzeiten (werktags bis 21 Uhr, auch Samstags). Seitdem nehmen die diensthabenden SHKs sie die telefonische und persönliche Annahme von Störungsmeldungen, helfen bei Anwenderfragen und bearbeiten Tickets im Ticketsystem, indem sie mit Hilfe eines Wissensmanagement-Systems Tickets lösen und nicht lösbare Aufgaben an den 2nd-Level-Support (d.h. die für die betroffenen IT-Dienste zuständigen URZ-MitarbeiterInnen) weiterleiten. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die doppelte Besetzung des ServiceDesks zu Kernzeiten, damit die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen durch Krankheit sinkt, SHKs ggf. auch vor Ort sind und sich bei schwierigen Fällen zeitnah untereinander beraten können.
Von Anfang an war der ServiceDesk (wie zuvor die Hotline) für die gesamte KU zuständig. Auch in Ingolstadt konnte ein ServiceDesk-Büro eingerichtet werden (nach Umwidmung und Renovierung der früheren URZ-Werkstatt samt Entsorgung eines großen dort befindlichen IT-Safes). Dank hohen Engagements der SHKs und guter Konzepte und Betreuung konnte die Akzeptanz für die Support-Prozesse und das Ticket-System sukzessive gesteigert werden. Allerdings blieb die naturgemäß hohe Fluktuation der studentischen MitarbeiterInnen eine große Herausforderung. Erst mit der Besetzung einer dedizierten 50%-Stelle für die ServiceDesk-Leitung im Jahr 2020 wurden einerseits die initialen Erfolge gesichert und andererseits ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess eingeleitet, in dem u.a. Erkenntnisse aus den Support-Fällen genutzt werden, um Dokumentation und die IT-Systeme selbst zu verbessern. Seit Anfang 2024 ist die ServiceDesk-Leitung mit dem Support Ingolstadt zusammengefasst, wodurch die zeitliche Verfügbarkeit für beide Rollen weiter gesteigert werden konnte (obwohl die Stelle durch Herrn Sondermeier nur zu 70% besetzt ist).
Die Anzahl der monatlichen Tickets bzw. IT-Incidents bewegte sich anfangs typisch im Bereich 100 - 300 pro Monat, inzwischen eher bei 200 - 300; größere Störungen oder Phishing-Angriffe können bis zu etwa 100 zusätzliche Tickets in kurzen Zeiträumen zusätzlich induzieren. Erfreulicherweise kann ein großer Teil der Tickets vom ServiceDesk selbst abschließend bearbeitet oder vom Second-Level-Support kurzfristig gelöst und innerhalb eines Tages geschlossen werden. Andere Tickets bleiben etwas länger offen, teilweise auch wegen nicht sofort vom Kunden beantworteter Rückfragen. Durchschnittlich liegt die Lösungszeit für Incidents typisch unter 2 Tagen, mit Ausreißern nach oben insbesondere während der Haupt-Urlaubszeiten sowie jeweils nach dem Abschluss weniger sehr alter Support-Fälle.
Seit Einführung des ServiceDesks wird mit der Mitteilung an den Kunden über den Abschluss eines Support-Falls jeweils die Zufriedenheit mit dem Service abgefragt. Durch das Anklicken eines von 4 Links können die Kunden mitteilen, dass sie zufrieden, eher zufrieden, eher unzufrieden oder unzufrieden waren. Erfreulicherweise ist die Resonanz überwiegend positiv, insbesondere seit der Wiederbesetzung der Servicedesk-Leitung: Im Zeitraum 2/2024 - 8/2025 waren von 216 Rückmeldungen 196 positiv und 5 eher positiv, nur 5 eher negativ sowie 10 negativ - insgesamt eine Zufriedenheitsquote von 93%.
2018: Digitalisierung von Studienorganisation und Zentralverwaltung
Spätestens seit der Integration der Verwaltungs-IT in das URZ im Jahr 2007 sind die Bereitstellung spezialisierter IT-Systeme samt Support und die Mitarbeit an Organisationsprojekten der Zentralverwaltung wichtige Bestandteile des URZ-Leistungsportfolios. Rund um das Jahr 2018 wurden diesbezüglich entscheidende Weichen gestellt und Meilensteine erreicht:
Mit Beginn des Finanzjahres 2018 (d.h. zum 1.1.2018) ging ein neues Finanzsystem (ERP - Enterprise Resource Planning) der Firma MACH für KU-Stiftung und Universität erfolgreich in Betrieb. Bei der Ablösung der zuvor verwendeten Komponente FSV (Finanz- und Sachmittel-Verwaltung) der HIS-Genossenschaft (Hochschul-Informations-System eG) wurden die Prozesse jedoch nicht einfach auf das neue System übertragen, sondern mit Hilfe erfahrener Berater gemäß einschlägiger Best Practices neu konzipiert und implementiert. Das URZ war einerseits an der Projektsteuerung des federführend von der Abteilung II Finanzen geleiteten Projekts beteiligt und ist anderseits für den Betrieb der Plattformen samt Support zuständig.
Im Jahr 2018 fiel zudem die Entscheidung, auch die bisher genutzten (technisch veralteten) HIS-Komponenten zur Studierendenverwaltung abzulösen und auf die neue HISinOne-Plattform zu setzen. Sukzessive wurden das Bewerbungs/Einschreibeportal APP (Start im Jahr 2021) und das Studienorganisationsportal STU (Start im Jahr 2022) eingeführt. Seitdem können sich Studierende online bewerben, ihren Status einsehen und nach ihrer Immatrikulation auch Bescheinigungen abrufen. Für die Prüfungsverwaltung bleibt die KU bis auf Weiteres bei dem bewährten KU.Campus-System (Produkt Evento der Firma Swiss Learning Hub, zuvor Crealogix). Wegen der schon erfolgreich eingeführten HISinOne-Plattform wäre sie jedoch in der Lage, bei Bedarf relativ kurzfristig auch das darin vorhandene EXA-Modul zur Prüfungsverwaltung einzuführen.
Wegen besonderer Dringlichkeit wurden Online-Bewerbungsverfahren an der WFI schon im Jahr 2018 über eine Plattform der Firma OpenCampus erfolgreich eingeführt. Später, nach Abschluss des HISinOne-Projekts, wurde diese Plattform von der Abteilung Studienorganisation in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs-IT und der Firma OpenCampus zu einem umfassenden System für die Anerkennung und Anrechnung von Studienleistungen weiterentwickelt, um bisher verwendete papierbasierte, oft intransparente und ineffiziente Prozesse abzulösen. Seit Anfang 2024 können Studierende Anträge zentral und vollständig digital stellen – etwa nach einem Hochschul- oder Studiengangwechsel, einem Auslandssemester oder für Leistungen aus einer beruflichen Weiterbildung. Auch der Antragsprozess für Learning Agreements gemäß den Bedingungen von ERASMUS+ ist vollständig abgebildet. Inzwischen wurden schon 1500 Anträge digital bearbeitet (Stand 9/2025).
Seit Herbst 2018 werden KU-Studierende aller Fakultäten mit der KU.Card ausgestattet, die u.a. als Studierenden- und Bibliotheksausweis dient und Bezahlfunktionen für Mensa und Kopierer/Drucker bietet.
2019: Strategische Weiterentwicklung der Technologieplattformen, Cloud-native Computing
Die IT-Landschaften größerer Organisationen (wie der KU) enthalten sehr viele IT-Systeme und sind hochkomplex. Für ihre Überwachung, Steuerung und Optimierung haben sich international spezielle IT-Systeme und Prozesse etabliert, die i.A. als IT-Service-Management (ITSM) bezeichnet werden und für die Best-Practice-Rahmenwerke wie ITIL existieren. An der KU wurden bestehende Monitoring-Systeme und Inventarsysteme im Jahr 2016 ITIL-konform ausgebaut, d.h. Prozesse zur Befüllung und Pflege einer umfassenden Komponenten-Datenbank (CMDB) auf Basis von i-doit etabliert und diese mit dem neuen Monitoring-System CheckMK verbunden. Im Kontext eines großen WLAN-Analyseprojekts wurden später die genauen Positionen aller (rund 350) WLAN-Accesspoints der KU erfasst und mit Campusplänen sowie Grundrissen der Gebäude korreliert; später kamen weitere Netzgeräte hinzu. Seit 2019 lässt sich der Status aller Netzsysteme live und ortsaufgelöst (per NagVis) auf Campusplänen bzw. Grundrissen ablesen - Detailinformationen sind jeweils per Mausklick bzw. Mouse-Over ablesbar. Dadurch lassen sich Störungen schneller eingrenzen und beheben; auch wird die Netzplanung erleichtert.
Der Aufstieg der heute marktbeherrschenden Cloud-Dienste (Amazon AWS, Google Cloud, Microsoft Azure) und Sozialen Netzwerke (u.a. Facebook / Meta) wäre nicht ohne die Entwicklung neuartiger hochskalierbarer Technologien durch diese Firmen möglich gewesen. Traditionelle IT-Konzepte wie Datenreplikation auf Server-Ebene (RAID) und globale Verzeichnisse, die heute noch in Rechenzentren von Unternehmen und Hochschulen dominieren, wurden konsequent durch Container-Virtualisierung (etwa per Kubernetes), verteilte Datenströme mit sogenannten REST APIs und Cluster-Storage (wie Ceph) ersetzt. Mit der zunehmenden Verlagerung der IT-Produktion in die Cloud wird die traditionelle IT langsam zum Auslaufmodell. Andererseits sind viele Cloud-Technologien als Open Source verfügbar und bieten auch im Universitäts-Maßstab erhebliche Vorteile.
Nach Vorarbeiten u.a. im Rahmen von Praktika der Dualstudierenden betreibt das URZ seit 2019 Kubernetes-Cluster und stellt Schnittstellen auf REST APIs um; später kam ein Ceph-Cluster hinzu. Allerdings ist das schon zu Beginn kleine (und auch mit vielen anderen Themen beschäftigte) Kubernetes-Team im Rahmen des Generationswechsels weiter geschrumpft. Die Weiterentwicklung dieser Zukunftsthemen - u.a. ein wichtiger Beitrag zur Digitalen Souveränität der KU - wird daher von der (schon eingeleiteten) Gewinnung weiterer SpezialistInnen für Cloud-native-Technologien abhängen.
2020: Digitalisierungsschub durch Corona-Pandemie
Ab März 2020 stellte die Corona-Pandemie die Gesellschaft vor enorme Herausforderungen. Schnell zeichnete sich ab, dass Kontaktbeschränkungen und Ausgangssperren (Lock-Down-Phasen) auch den Hochschulbetrieb erheblich beeinträchtigen würden. Am 12. März 2020 trat erstmals die Corona-Taskforce der KU zusammen, um über erforderliche Maßnahmen zu beraten und deren Umsetzung zu koordinieren. Dabei hatten Facility Management und URZ eine Schlüsselrolle, um die Arbeitsfähigkeit der gesamten KU sicherzustellen.
Erfreulicherweise war das URZ selbst nahezu optimal auf die Krise vorbereitet: Eine im Jahr 2016 begonnene Digitalisierung aller Papierdokumente (Scans über neu beschaffte Einzugscanner mit Ablage auf dem Gruppen-Netzlaufwerk Q gemäß dem URZ-Aktenplan) war längst abgeschlossen, die IT-Dokumentation in Confluence überführt und die umfassende digitale Kollaboration per Confluence eingeübt. Die Server waren (ebenso wie Speichersysteme und Netzwerk-Komponenten) weitgehend auf komfortable Remote-Administration umgestellt, mit gutem Überblick dank CMDB und automatisierter Überwachung. Kurzum: alle URZ-MitarbeiterInnen konnten von Tag 1 an hochproduktiv im Home-Office arbeiten. Außerdem standen mit dem ServiceDesk Support-Kapazitäten und -Prozesse zur Verfügung und lagen Erfahrungen mit Videokonferenz-Systemen vor.
Das URZ bereitete zunächst eine erhebliche Ausweitung der Nutzung der vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) bereitgestellten Videokonferenzdienste vor, d.h. erstellte KU-spezifische Dokumentationen und führte Tests für die künftig relevanten Anwendungsszenarien durch. Dabei wurde aber schnell klar, dass die DFN-Kapazitäten bei weitem nicht ausreichen würden. Deswegen wurden unverzüglich kommerzielle Dienste wie GoToMeeting und Zoom evaluiert - im Austausch mit den RZ-Leitern der anderen bayerischen Universitäten. Als eine der ersten Universitäten schloss die KU am 24. März einen Zoom-Campusvertrag ab (nachdem am 19. März zunächst 50 Einzellizenzen beschafft worden waren). Etwa eine Woche später wurde die Datenschutzfreigabe abgeschlossen; seit dem 06.04.2020 ist Zoom für KU-Angehörige per Shibboleth-Authentifizierung nutzbar. Mit einer seit dem 30.04.2020 nutzbaren Zoom-On-Premises-Installation setzte das URZ (bzw. Herr Scharnagl, der die Zoom-Zuständigkeit neben seinen Aufgaben als IT-Service-Manager und Projektleiter übernommen hatte) Maßstäbe in Bezug auf Datenschutz und Leistungsfähigkeit.
Weitere Sofortmaßnahmen betrafen die IT-Ausstattung, einerseits für die individuelle Arbeitsfähigkeit und andererseits für die Ermöglichung neuer Szenarien wie Vorlesungsübertragung, Vorlesungsaufzeichnungen und Videoproduktion. Sehr früh hatte sich das URZ zu noch moderaten Preisen einen Vorrat von 50 Webcams gesichert (der später mehrfach aufgestockt werden musste). Zusätzlich wurden Notebooks, Tablets und Monitore beschafft und die KU-MitarbeiterInnen bei der Einrichtung ihrer Homeoffice-Arbeitsplätze unterstützt. Wegen schnell ansteigender Lieferzeiten waren kreative Lösungen nötig, etwa die temporäre Umwidmung der PC-Pool-Ausstattungen. Für Vorlesungsübertragungen wurden einerseits mobile Ausstattungen eingekauft, von sehr engagierten SHKs in Koffern konfiguriert und samt großen Stativen zur Ausleihe bereitgestellt. Andererseits wurden u.a. aus großen Bildschirmen mit eingebauten Mikrofonen und Kameras bestehende Zoom-Room-Systeme an zentralen Standorten installiert.
Der Aufstieg der heute marktbeherrschenden Cloud-Dienste (Amazon AWS, Google Cloud, Microsoft Azure) und Sozialen Netzwerke (u.a. Facebook / Meta) wäre nicht ohne die Entwicklung neuartiger hochskalierbarer Technologien durch diese Firmen möglich gewesen. Traditionelle IT-Konzepte wie Datenreplikation auf Server-Ebene (RAID) und globale Verzeichnisse, die heute noch in Rechenzentren von Unternehmen und Hochschulen dominieren, wurden konsequent durch Container-Virtualisierung (etwa per Kubernetes), verteilte Datenströme mit sogenannten REST APIs und Cluster-Storage (wie Ceph) ersetzt. Mit der zunehmenden Verlagerung der IT-Produktion in die Cloud wird die traditionelle IT langsam zum Auslaufmodell. Andererseits sind viele Cloud-Technologien als Open Source verfügbar und bieten auch im Universitäts-Maßstab erhebliche Vorteile.
Nach Vorarbeiten u.a. im Rahmen von Praktika der Dualstudierenden betreibt das URZ seit 2019 Kubernetes-Cluster und stellt Schnittstellen auf REST APIs um; später kam ein Ceph-Cluster hinzu. Allerdings ist das schon zu Beginn kleine (und auch mit vielen anderen Themen beschäftigte) Kubernetes-Team im Rahmen des Generationswechsels weiter geschrumpft. Die Weiterentwicklung dieser Zukunftsthemen - u.a. ein wichtiger Beitrag zur Digitalen Souveränität der KU - wird daher von der (schon eingeleiteten) Gewinnung weiterer SpezialistInnen für Cloud-native-Technologien abhängen.
Für die Unterstützung der Lehre und Kollaboration wurden (zusätzlich u.a. zu Zoom und Confluence) weitere Videokonferenz-Dienste wie Jitsi und BigBlueButton, Chat-Plattformen wie Mattermost und Rocketchat und Software wie iSpring, Camtasia und OBS zur Videoproduktion sowie Mentimeter für Feedback und die Kollaborationstools Etherpad und Cryptpad bereitgestellt. Ab Juni 2020 wurde zudem die Video-Plattform OpenCast in ILIAS integriert.
Dank des hohen Einsatzes aller Beteiligten und guter Konzepte konnten die Lehre und allgemeine Arbeitsfähigkeit der KU gesichert und die Krise gut bewältigt werden. Die positive Einschätzung durch die Studierenden äußerte sich in Spitzenplätzen der KU im "Digital Readiness Ranking" von Study Check - ein wesentlicher Faktor für die Wahl der KU zur "beliebtesten Universität in Deutschland" in den Jahren 2021, 2022 und 2024. Die erfolgreiche Schnell-Digitalisierung der KU war auch eine wesentliche Voraussetzung, um Telearbeit in den Folgejahren als Regelfall (bis 50%) etablieren und die Effizienz in vielen Bereichen erhöhen zu können. So erfreut sich die Zoom-Plattform (in den Lockdown-Phase bis zu 600 Meetings täglich) weiterhin großer Beliebtheit, mit aktuell durchschnittlich mehr als 5000 Meetings sowie rund 20 Webinaren monatlich (und etwa 10 Mio "Meeting-Minuten" pro Jahr).
2020: Projektstart BI-Projekt
Zwar mussten auf KU- und URZ-Ebene aufgrund der enormen zusätzlichen Beanspruchung in der Corona-Situation einige Aktivitäten zurückgestellt werden, etwa zur weiteren Verbesserung des IT-Service-Managements oder die Vorbereitung eines Finanzierungsantrags; die meisten Projekte liefen jedoch ungebremst weiter. Das galt u.a. für den im Sommer 2020 durchgeführten "großen" Web-Relaunch (Projektleitung: Stabsstelle Kommunikation und Marketing sowie URZ) und insbesondere auch für ein Business Intelligence (BI)-Projekt.
Letzteres war im Frühjahr 2019 von Herrn Dr. Sebastian Ullrich, Leiter Abteilung IV Studienorganisation, initiiert worden, um systematisch aus der Zusammenführung und Analyse einschlägiger Daten wertvolle Erkenntnisse als Basis strategischer Entscheidungen u.a. im Bereich Studienorganisation gewinnen zu können. Mit Unterstützung u.a. von Herrn Peter Ihrler, Leiter Stabsstelle Strategische Projekt des URZ sowie Mitarbeitern der Abteilung II Finanzen und von Prof. Thomas Setzer, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, war ein Konzept erstellt und im Dezember 2019 von der Hochschulleitung samt Budget genehmigt worden. Im Sommer 2020 gelang es der URZ-Leitung, mit Herrn Siegfried Wolf (zuvor langjährig Inhaber einer BI-Beratungsfirma und Lehrbeauftragter für BI) einen überragend ausgewiesenen Experten als Projektleiter mit einer 50%-Stelle zu gewinnen. Parallel wurden von einem (Vor-)Projektteam um Herrn Ullrich erste Auswahlentscheidungen getroffen und Server sowie Softwarelizenzen beschafft.
Daher konnte das Projekt mit dem Stellenantritt von Herrn Wolf am 1.10.2020 direkt die inhaltliche Arbeit starten. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor zu Projektbeginn war auch die enge Kooperation mit dem Lehrstuhl von Prof. Setzer, dessen Studierende (mit SHK-Anstellung) jeweils einzelne Fragestellungen des BI-Projekts bearbeiteten und gleichzeitig relevante Zusatzqualifikationen im Bereich der Wirtschaftsinformatik erwarben. Schon im Frühjahr 2021 lagen positive Ergebnisse für den Bereich Studienorganisation vor, die mit intensiver Zuarbeit der Fachabteilung (u.a. zur Behebung von durch BI aufgedeckten Diskrepanzen) sukzessive verfeinert wurden. Im Jahr 2022 wurde das BI-Projekt dann um die Bereiche Finanzen, Kostenrechnung und Personal erweitert.
All diese Bereiche sind seit 2023 fester Bestandteil des „KU-Reportings“ und haben das bestehende „Excel-Berichtswesen“ weitgehend abgelöst. Die Daten werden täglich vollautomatisch aktualisiert und den jeweiligen Abteilungen über ein Webportal zur Verfügung gestellt. Um das Projekt abzusichern, wurde in diesem Zeitraum auch eine Mitarbeiterin im Controlling für das Projekt in Vollzeit eingestellt. Im Jahr 2024 wurden dann ein bereichsübergreifendes Cockpit für die Leitungsebenen der Universität erstellt, welches klassische Führungskennzahlen enthält und ebenso die Möglichkeit bietet, Benchmarkanalysen im Vergleich mit anderen Universitäten zu tätigen. Die Verantwortlichen der Universität können dadurch u.a. Stärken und Schwächen im Vergleich zu Wettbewerbern einschätzen sowie Trends und Möglichkeiten schnell erkennen und daraus strategische Entscheidungen ableiten.
Nach 5 Jahren endet zum 1.10.2025 das BI-Einführungsprojekt, mit dem die KU bayernweit eine Vorreiterstellung erreicht hat (und sich national auf Augenhöhe u.a. mit dem BI-Team der Eliteuniversität Konstanz austauscht). Dieser besondere Erfolg soll gleichzeitig mit dem URZ-Jubiläum gefeiert werden.
2021: Serverraum-Erneuerung
Wie eingangs berichtet, war das URZ im Jahr 1985 aus Anlass der Beschaffung eines Großrechners gegründet worden. Der für diesen erstellte Maschinenraum im Erdgeschoss des Ostflügels des RZ-Gebäudes (Ehemalige Orangerie) war später für Rack-Server und als Knotenpunkt des KU-Datennetzes umgerüstet und mit zwei unabhängigen Klimaanlagen ausgestattet worden. Zwar erfüllte dieser Haupt-Serverraum der KU auch im Jahr 2015 noch die grundsätzlichen funktionalen Anforderungen: Server und Speichersystem hatten ihren Platz und wurden ausreichend mit Strom versorgt, gekühlt und durch Datennetze verknüpft.
In Bezug auf IT-Sicherheit erschien die Situation dem neuen URZ-Leiter jedoch untragbar: Die IT-Komponenten (im Wert von rund einer Million Euro) und die sensiblen Daten wurden durch die bodentiefen Fenster nicht nennenswert geschützt. Mit einem Stiefeltritt hätten sich Einbrecher Zutritt verschaffen und u.a. Server und Hot-Plug-Datenträger leicht entwenden können. Falls sie (zum Verwischen der Spuren) noch Feuer gelegt hätten, wären URZ und KU auf Monate hinaus lahmgelegt gewesen. Außerdem erschwerte die durch die Südfassade einfallende Sonnenstrahlung im Sommer die Kühlung und musste die Nutzung potentieller Premium-Büroflächen (mit Hofgarten-Blick) für Maschinen als Verschwendung angesehen werden.
Deswegen initiierte der URZ-Leiter unverzüglich ein Serverraumprojekt: Schon im September 2015 entstanden mit Hilfe externer Berater erste Konzepte, zunächst als Raum-in-Raum-Lösung ("Grundschutzraum"). Es stellte sich jedoch bald heraus, dass dies im bisherigen Serverraum-Bereich mit ausreichender Kapazität noch erheblich größere wertvolle Flächen beanspruchen würde. Daher begann eine sehr aufwändige Suche von Facility Management und URZ nach Alternativstandorten: u.a. wurden Kellerräume von Kapuzinerkloster und Aula-Bibliothek, der Seminarraum in Ostenstr. 14, und Bereiche von Sollnau 30a in Betracht gezogen sowie Container-Lösungen an 5 verschiedenen Standorten in Eichstätt. Für einige dieser Optionen wurden von Fachfirmen Detail-Pläne samt Kostenvoranschlägen ausgearbeitet. Allerdings verhinderten jeweils identifizierte Risiken und Probleme die Realisierung, im Fall von O14-003 etwa wegen naher Wohnbebauung (Lärmsensibilität, Brandrisiken) und der Unverzichtbarkeit des Seminarraums.
Den Durchbruch brachte im Jahr 2018 die Überlegung, einen Großteil der Server und Speichersysteme bei einem kommerziellen RZ-Betreiber (konkret Firma Aligia in Ingolstadt) unterzubringen. Dort allerdings wäre der gewohnte jederzeitige Zugriff der für Systeme und Dienste zuständigen MitarbeiterInnen auf die beteiligte Hardware nicht mehr möglich gewesen. Sofort wurde ein umfassendes Server-Konsolidierungsprojekt gestartet, um Altsysteme, die noch nicht über die (im Jahr 2015 als Standard eingeführten) Schnittstellen für komfortable Fern-Administration verfügten, schnellstmöglich nachzurüsten oder abzulösen. Parallel zu den Auslagerungsplänen wurde auch die Option untersucht, Kellerräume im Hauptbau in Ingolstadt als Haupt-Serverstandort der KU zu nutzen. Aufgrund der in diesen Szenarien geringeren Kapazitätsanforderungen für Eichstätt erschlossen sich dort zusätzliche Optionen: bislang kaum nutzbare Kellerräume der Ehemaligen Orangerie.
Nach Abstimmungen zwischen dem Universitätsrechenzentrum, der Hochschulleitung und dem CIO-Gremium fiel am 15.10.2019 der Beschluss zur Realisierung eines umfassenden Georedundanz-Serverraumkonzepts mit einem Haupt-Serverraum-Komplex mit 8 Racks im Keller des Hauptbaus in Ingolstadt (bisheriger Neben-Serverraum HB-U11 samt angrenzender Räume), einer IT-Safe-Lösung mit 3 Racks in eO-U4 und einem neuen kleinen Netzraum (in der Nord-Ost-Ecke des bisherigen Serverraums eO-007) sowie einem Umbau des Netzraums in der Sommerresidenz; gleichzeitig sollten in den freiwerdenden Bereichen von eO-007 und eO-006 neue Büroräume und ein Seminarraum entstehen. Im Jahr 2020 wurde auf Basis von Detailplanungen die Finanzierung gesichert (insg. rund 2 Mio. €, davon 85% vom Freistaat Bayern). Anfang 2021 wurden dann die Einzelaufträge vergeben und weitgehend im Jahresverlauf realisiert. Interessanterweise wurde also in der eO tatsächlich (wie initial geplant) eine Raum-in-Raum-Lösung realisiert - allerdings dank Georedundanz-Konzept und Serverkonsolidierung mit nur 3 Racks als IT-Safe effizient im Keller.
Für das URZ bestand eine besondere Herausforderung darin, die Internetversorgung und den IT-Betrieb für die KU kontinuierlich zu gewährleisten, obwohl der neue Haupt-Serverraum und der neue Netzraum jeweils im Bereich der bisherigen Serverräume geplant waren. In einer Wochenend-Aktion fand im Zeitraum 8.-10.10.2021 (Freitagmittag bis Sonntag) der Serverraum-Umzug in Ingolstadt statt. Im Zeitraum 3.-7.1.2022 (Weihnachts-Schließung) fand dann der Umbau der IT-Infrastruktur in Eichstätt statt - wieder in enger Kooperation von FM und URZ. Wegen der temporär stark reduzierten Rack-Kapazitäten und zur Entzerrung der Haupt-Umbauphasen wurden ausgewählte Systeme für etwa ein halbes Jahr in ein bei dem Diözesan-RZ (das per Glasfaser mit der eO verbunden ist) angemietetes halbes Rack ausgelagert.
Der Abschluss des Projekts wurde am 5. Juli 2022 im Rahmen eines Hochschul-IT-Symposiums zur Zukunft der Hochschul-IT mit rund 100 Gästen (u.a. RZ-Leiter und CIOs bayerischer Universitäten und Vertreter des StMWK sowie der Sponsoren Camcom, NetApp, Telekom und Cisco) in der Aula der KU gefeiert. Ein Bericht dazu findet sich samt Video online unter: https://www.ku.de/news/eroeffnungsfeier-fuer-neue-it-infrastruktur-der-ku-investitionen-fallen-auf-fruchtbaren-boden
2022: Erneuerung Datennetzwerke mit Glasfaser EI-IN
Schon seit den Gründungszeiten des URZ bildete der Serverraum eO-007 in Eichstätt auch den zentralen Knoten für alle Datennetze. Von dort aus waren einerseits weitere KU-Netzknotenpunkte in den Gebäuden Universitätsallee und Ulmer Hof angebunden, nach Gründung der WFI (Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät Ingolstadt) auch im Hauptbau Ingolstadt, von denen jeweils angrenzende Gebäude und Arbeitsplätze versorgt wurden, andererseits erfolgte von dort auch die Internet-Anbindung über Zugangsrouter zunächst in eO, später zusätzlich (redundant) in SR. Zwar waren die Verbindungen zwischen den zentralen Routern in Eichstätt schon leistungsfähig ausgebaut (jeweils 2x 40 Gbit/s); sowohl die Verbindung nach Ingolstadt als auch die Außenanbindungen stellten jedoch mit nur 1 Gbit/s (im Jahr 2020) Flaschenhälse dar. Einzelne Gebäude waren meist mit 1 Gbit/s, teilweise aber auch nur mit 100 MBit/s angebunden, die Büroarbeitsplätze nur mit 100 Mbit/s.
Im Jahr 2020 begann das URZ mit der Erstellung eines umfangreichen Förderantrags im DFG-Programm "Großgeräte der Länder" für Netzwerk-Infrastruktur und IT-Sicherheitstechnik. Mit Unterstützung von Beratungsfirmen und im Austausch mit befreundeten Rechenzentren wurde in diesem Rahmen ein Netzwerk-Gesamtkonzept erarbeitet, um einerseits die Leistungsfähigkeit der Datennetze erheblich zu steigern und andererseits die Integration modernster Sicherheitstechnik (Next-Generation Firewalls) optimal zu ermöglichen. Konkret waren (neben spezifischer IT-Sicherheitstechnik) insbesondere eine latenzarme Glasfaser-Direktverbindung zwischen den beiden künftigen Serverräumen mit einer Bandbreite von insgesamt 200 Gbit/s vorgesehen, eine redundante Außenanbindung sowie die Anbindung aller Gebäude in 10-Gbit/s-Technologie und die Erneuerung aller Büro-Switches für Gigabit-Versorgung am Arbeitsplatz. Auch neue Netzwerkgeräte für die Anbindung von Servern und Speichersystemen (Top-of-Rack Switches) mit jeweils mindestens 25 Gbit/s waren eingeplant. Im Sommer 2021 wurde der Antrag mit der vollen beantragten Fördersumme von 1,9 Mio € (bei 85% staatlichem Förderanteil) genehmigt.
Aufgrund von Produktionsausfällen und Störungen der Lieferketten im Kontext der Corona-Pandemie zog sich die Lieferung der im Herbst 2021 bestellten Netzkomponenten (der Firma Cisco) bis weit in das Jahr 2022 hin. Trotzdem gelang es, wesentliche Teile der neuen Netzarchitektur pünktlich in Betrieb zu nehmen und insbesondere die neuen Serverräume von Beginn an adäquat zu vernetzen. Im zweiten Halbjahr 2022 konnten auch die neue Glasfaser-Direktverbindung zwischen den neuen Serverräumen (per Dense Wavelength Division Multiplexing, DWDM, mit 200 Gbit/s) und neue X-WiN-Router in Betrieb genommen werden - ebenso wie schon etliche neue Büro-Switches samt zugehöriger Gebäude-Switches.
Es war geplant, die Erneuerung der Netzkomponenten (rund 120 zentrale Switches und 640 Büro-Switches) über etwa 2 Jahre zu strecken, um ohne zusätzliches Personal auskommen zu können. Teilweise ergaben sich Verzögerungen aufgrund schadhafter Zuleitungen. So konnte die Glasfaser-Verbindung zwischen Hauptbau und Neubau in Ingolstadt (u.a. wegen Überlastung des FM und Engpässen bei Baufirmen) erst im Jahr 2025 erneuert werden; erst seitdem ist die Modernisierung der Netzwerke im Neubau möglich. Im Jahr 2024 fiel die Entscheidung, die 4 zentralen Router-Paare (bisher Firma Brocade) auszutauschen, was aufgrund sehr guter erzielter Konditionen für IT-Sicherheitstechnik und für die geplanten Cisco-Router noch aus der LAGG-Bewilligung des Jahres 2021 möglich war. Seit August 2025 sind diese neuen Router in Betrieb und ist das KU-Netzwerk "Cisco only", was den Support vereinfacht und die Leistungsfähigkeit erhöht.
Insbesondere sind damit die Voraussetzungen geschaffen, um die Ende 2024 beschafften Next-Generation-Firewalls (s.u.) vollumfänglich in Betrieb zu nehmen. Auch können künftig fortgeschrittene Routing-Protokolle eingesetzt werden, um ein im Jahr 2023 begonnenes Reorganisationsprojekt für KU-Internetadressen und Netzzugänge weiterzuführen, das u.a. den Komfort, die Zuverlässigkeit und die IT-Sicherheit weiter verbessern wird.
2023: Generationswechsel im URZ, Personalkonzept
Das URZ war im Jahr 1985 mit einem kleinen und auch recht jungen Team gestartet; mit dem schnell wachsenden Aufgabenspektrum kamen sukzessive weitere junge MitarbeiterInnen hinzu. Nach der Anfangsphase zeichnete sich das URZ-Team jahrzehntelang durch extrem geringe Fluktuation aus. Bis zum Jahr 2023 waren nur ein IT-Mitarbeiter des URZ (Herr Keil, vgl. Artikel zum Dualstudium) und eine Sekretärin in Rente gegangen (sowie im Jahr 2013 der erste URZ-Leiter pensioniert worden). Übergabeprozesse waren also nicht eingeübt.
Es war jedoch schon lange absehbar, dass das URZ aufgrund der speziellen Altersstruktur etwa ab dem Jahr 2024 innerhalb von nur 5 Jahren rund die Hälfte aller MitarbeiterInnen durch Renteneintritt verlieren würde. Der neue URZ-Leiter begann daher schon mit dem Amtsantritt im Jahr 2015, die strategischen Planungen auf diese Herausforderung abzustimmen (u.a. durch IT-Service-Management und Wissensmanagement); durch die Finanzverantwortlichen wurden Mittel für die Finanzierung vorgezogener Nachbesetzungen ausgewählter Stellen eingeplant.
Im April 2022 befasste sich das URZ-Leitungsteam in einem zweitägigen Strategie-Workshop umfassend mit allen Aspekten des anstehenden Generationswechsels. Insbesondere sollte es darum gehen, diese Herausforderung als Chance zu einer noch besseren Aufstellung des URZ zu nutzen. Aufgaben und Struktur sowie Personalausstattung des URZ wurden mit Unterstützung einer Organisationsberaterin analysiert und sehr grundsätzlich diskutiert. Insbesondere ging es um die Fragen, ob ein Neuzuschnitt der URZ-Abteilungen angezeigt wäre und wie trotz der Einführung immer neuer IT-Dienste und -Prozesse und immer größerer Abhängigkeit der KU von solchen Prozessen der künftige URZ-Stellenbedarf (insb. in Bezug auf Dauerstellen) begrenzt werden könnte.
Als wesentliche Elemente zur weiteren Steigerung von Qualität und Effizienz wurden die noch konsequentere Ausrichtung der Zuständigkeiten der Abteilungen und MitarbeiterInnen auf die jeweiligen Kernkompetenzen und die Einführung eines Plattformkonzepts im Linux-Bereich, die sorgfältige Abgrenzung der URZ-Zuständigkeiten gegenüber anderen Einheiten der KU, die weitere Digitalisierung von Prozessen und die zunehmende Nutzung externer Berater und Dienstleister sowie Dienste (etwa im Rahmen von Hochschulkooperationen) identifiziert. Auch wurden Einarbeitungs- und Übergangszeiten für besonders kritische Stellen und die Implementierung des Plattformkonzepts berechnet und entsprechende Anträge vorbereitet.
Das am 30.09.2022 vorgelegte umfassende URZ-Personalkonzept fand schnell die Zustimmung von Verwaltung und Hochschulleitung. So konnte mit Ausschreibungen im November 2022 (für insgesamt 5 Vollzeitstellen inklusive 1,5 schon länger vakanter Stellen und einer Forschungs-IT-Projektstelle) und Einstellungen ab März 2023 (insg. 3 ¼ VZÄ) inbesondere die Kontinuität im Bereich E-Learning gesichert und die Implementierung des Plattformkonzepts eingeleitet sowie die ServiceDesk-Leitung und der Support Ingolstadt effizient (½ + ½ → ¾ VZÄ) kombiniert werden. Aufgrund der KU-Finanzkrise und unergiebiger Ausschreibungsrunden mussten später Abstriche bei der Umsetzung des Personalkonzepts gemacht werden. Mit einer gemeinsamen Kraftanstrengung gelang es jedoch im Jahr 2024, die für URZ und KU überragend bedeutsame Stelle des Abteilungsleiters IT-Infrastruktur mit Herrn Norbert Koch sehr adäquat zu besetzen und trotz nur 9 Werktagen Überlapp mit dem Vorgänger auch diesen Übergang gut zu bewältigen.
Aktuell und in den kommenden Jahren stehen weitere wichtige Weichenstellungen im Personalbereich an; u.a. müssen bis zum Jahr 2029 die Leitungen der anderen 3 Abteilungen sowie die Stabsstelle IT-Sicherheit neu besetzt und dabei jeweils die Übergänge gut gestaltet werden.
2024: Fortschrittliche IT-Sicherheit für Datennetze, Server, E-Mail und Endgeräte
Mit zunehmender Bedeutung der IT haben in den letzten Jahrzehnten leider auch Quantität und Qualität von Angriffen auf IT zugenommen, weshalb Sicherheitsaspekte in allen Bereichen des IT-Betriebs und der IT-Strategie immer mehr Beachtung und Ressourcen erfordern (vgl. Querschnitts-Artikel zu Informationssicherheit). Im Jahr 2015 wurde eine vorhandene URZ-Stelle schwerpunktmäßig auf IT-Sicherheit ausgerichtet (besetzt mit Herrn Bernhard Brandel, seit 2016 auch IT-Sicherheitsbeauftragter der KU); im Jahr 2018 erhielt das URZ eine zusätzliche Stelle für Technische IT-Sicherheit, die (nach einer zwischenzeitlichen Besetzung 2020 - Mitte 2022) jedoch erst seit dem Dienstantritt von Herrn Zarinshad 10/2023 die erhoffte Wirkung entfaltet.
Für den im Jahr 2021 eingereichten und genehmigten DFG-Förderantrag (für Netzwerk-Infrastruktur und IT-Sicherheitstechnik, s.o.) waren zuvor Sicherheits-Konzepte erstellt und Tests von sogenannten Next-Generation Firewalls (NGFWs) durchgeführt worden. Erst im Jahr 2024 standen - nach erfolgreicher Übergabe der Abteilungsleitung IT-Infrastruktur und Einarbeitung des neuen Mitarbeiters für technische IT-Sicherheit (sowie Umsetzung eines hoch priorisierten Netzprojekts) - jedoch hinreichende Kapazitäten für die Finalisierung der Konzepte und die europaweite Ausschreibung der IT-Sicherheitstechnik zur Verfügung. Die URZ-Entscheidung, diese strikt herstellerneutral durchzuführen - mit stark erhöhtem Aufwand für die Erstellung sehr präziser Leistungsverzeichnisse und Wertungskriterien - zahlte sich voll aus: Dank sensationell hoher Rabatte für die NGFWs konnte u.a. die im Antrag noch nicht berücksichtigte Erneuerung des Netzwerk-Backbones aus dem vorhandenen Budget mitfinanziert werden (sechsstellige Entlastung des KU-Budgets).
Seit dem Herbst 2024 steht mit den beschafften NGFWs der Firma Forcepoint, mit der Email-Sicherheitslösung FortiMail der Firma Fortinet und der Endgeräteschutz-Lösung Sentinel One ein umfassendes Arsenal an sehr leistungsfähigen IT-Sicherheitstechnologien zusätzlich zur Verfügung. Sentinel One ist seit Ende 2024 schon voll im Einsatz, d.h. schützt Dienst-Laptops und PCs der KU u.a. mit verhaltensbasierten Algorithmen. Die NGFWs wurden zunächst rudimentär konfiguriert und seitdem primär für Analysen genutzt; ihre Schutzwirkung können sie erst nach Abschluss (Mitte Oktober 2025) des aufwändigen Netzumbaus entfalten. Daher wurde innerhalb des Projekts Anfang 2025 der Email-Schutz priorisiert und FortiMail sukzessive für die KU-Domänen aktiviert (erst für weniger kritische Domänen wie ext.ku.de und alu.ku.de, dann für stud.ku.de, zuletzt ku.de); seit dem 4.7.2025 sind sämtliche Email-Konten der KU umfassend geschützt.
Ergänzend zu den oben genannten Lösungen, die jeweils als schädlich eingestufte Daten bzw. Programme blockieren, setzt das URZ seit Mitte 2024 auch das Security Center der Firma Tenable ein, von dem aus 600 IT-Systeme des URZ (insb. reale und virtuelle Server) ständig auf Sicherheitslücken und Fehlkonfigurationen überprüft werden, die ggf. anschließend behoben werden. Seit Anfang 2024 ist die KU außerdem durch einen sogenannten APT-Retainer-Vertrag (Advanced Persistent Threat, auch DFIR für Digital Forensics and Incident Response) geschützt, der im Notfall die jederzeitige Verfügbarkeit hochkarätiger Spezialisten zusichert und auch Beratungs- und Schulungsleistungen für das IT-Sicherheitsteam des URZ einschließt. Als zusätzliche Notfallvorsorge wurde der Shibboleth-Dienst Ende 2024 mit einer eigenen (Linux-basierten) Passwortverwaltung ausgestattet; von einem Ausfall der Microsoft-AD-Infrastruktur (dem zentralen Ansatzpunkt bei typischen APT-Fällen) wären seitdem u.a. die Cloud-Dienste Zoom und Confluence nicht mehr betroffen.
2025: Neuaufstellung E-Learning und IT-Architektur, KI-Strategie
An URZ und KU hat Digitale Lehre (E-Learning) eine lange gute Tradition: So wurde im Jahr 2004 das (Open Source) Lernmanagementsystem ILIAS eingeführt und in den Folgejahren stetig weiterentwickelt; später wurden u.a. automatische Vorlesungsaufzeichnungen (im Jahr 2011) und Kollaborationstools wie Etherpad integriert. Bis zum Jahr 2023 kümmerte sich ein eingespieltes E-Learning-Team, bestehend aus Peter Ihrler und Anja Schorr (50%-Stelle), im Dialog u.a. mit den KU-Dozierenden und mit der ILIAS-Community um die Leistungsfähigkeit und Aktualität der E-Learning-Angebote samt Support und Schulungen. Zwar konnte die Nachfolge für Herrn Ihrler im Bereich E-Learning deutlich vor dessen Renteneintritt (Sommer 2023) besetzt werden, allerdings nur zu 50%. Aus verschiedenen Gründen gelang es nicht, die verbleibenden Lücken nachhaltig zu schließen, die sich im Herbst 2023 durch den Wechsel von Frau Schorr ans LBZ noch vergrößerten.
Mit der Kündigung der verbleibenden E-Learning-Mitarbeiterin steht die KU zum 1.10.25 ohne dediziertes E-Learning-Team da. Trotzdem müssen die Betriebsbereitschaft der Systeme und Support weiterhin gesichert werden und sind dringende ILIAS-Upgrades zwingend erforderlich. Diese Herausforderung wird das URZ teilweise durch (vorübergehend) stärkere Beanspruchung schon zuvor eingebundener Mitarbeiter aus den Bereichen Verwaltungs-IT und Dienste & Programmierung bewältigen; insbesondere wird aber ab Oktober 2025 die Firma Databay weitgehend die technische Betriebsverantwortung für einen neuen ILIAS-Cluster (weiterhin "on-premises" auf KU-Servern) samt Updates und Consulting übernehmen. Die Administration und die inhaltliche Verantwortung bleiben im URZ; eine entsprechende 50%-Stelle ist ausgeschrieben.
Peter Ihrler hatte sich innerhalb des URZ auch federführend um IT-Architektur gekümmert. Zukunftsweisende Technologien wie Microservices, REST APIs und Kubernetes, die die IT-Landschaft in den letzten Jahren revolutioniert und den Aufstieg der großen Cloudanbieter und Social-Media-Dienste ermöglicht haben, wurden u.a. von Dualstudierenden während ihrer Praktikumsphase oder als Teil der Abschlussarbeiten zunächst als Pilot implementiert und gingen teilweise später in den Regelbetrieb über. Erfahrungen und Kompetenzen u.a. mit neuen (Open-Source-)Virtualisierungstechnologien wie Kubernetes erscheinen für die Weiterentwicklung des URZ-Portfolios essentiell - nicht zuletzt vor dem Hintergrund plötzlicher exorbitanter Preissteigerungen für die konventionelle Virtualisierungsplattform VMware (um einen Faktor 12 im Jahr 2024) bzw. allgemein im Kontext der Digitalen Souveränität.
Schon vor vielen Jahren haben Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) im Alltag Einzug gehalten, etwa für Auto-Vervollständigung von Wörtern oder Bilderkennung auf dem Smartphone oder bei (teilweise) automatisiertem Fahren. Seit der Veröffentlichung von ChatGPT (basierend auf Large Language Models, LLMs) Ende 2022 kann jedermann/frau mit KI-Chatbots reden, inzwischen auf einem zuvor nicht vorstellbaren Niveau. Die KI-Revolution schreitet unaufhaltsam fort: täglich werden LLMs neu veröffentlicht oder aktualisiert, multimodale Fähigkeiten integriert und agentische KI-Systeme konstruiert sowie vertraute IT-Systeme um KI-Features erweitert - mit enormen Auswirkungen für Wirtschaft und Gesellschaft. Offensichtlich muss jede IT-Strategie (sowie jede Hochschul- oder Unternehmens-Strategie) diese Entwicklungen berücksichtigen.
Im Frühjahr 2025 hat sich die URZ-Leitung erfolgreich um die Teilnahme am "KI-Lab" des Hochschulforums Digitalisierung (HFD) beworben. In mehreren Online- und Präsenzterminen wurde neben der spezifischen vom URZ eingebrachten Fragestellung "Wie müssen (und können) die Uni-IT-MitarbeiterInnen jetzt geschult und ausgestattet werden, um die KI-Transformation der gesamten Universität (und Gesellschaft) rechtzeitig ermöglichen zu können?" auch Fragen zur Bereitstellung von KI-Systemen und zu Konsequenzen für Lehre, Forschung und Verwaltung behandelt. Zuvor hatte der URZ-Leiter u.a. einen KI-Hackathon und einen Workshop zu Retreaval Augmented Generation (RAG) mitveranstaltet und hat das URZ KI-Themen in sein Schulungsportfolio aufgenommen. Inzwischen hat sich auf nationaler Ebene eine HS-KI-Community mit Beteiligung der KU etabliert (zuletzt "Agora"-Workshop des HFD).
Die erheblichen Anstrengungen des URZ zur Bereitstellung von KI/LLM-Technologien (bisher u.a. Bereitstellung von ChatGPT und GWDG-LLMs lokal per https://ai.ku.de sowie per Shibboleth auf https://chat-ai.academiccloud.de/ und Implementierung eines vom Leiter der Studienorganisation konfigurierten Student-Chatbots) und zum Aufbau von LLM-Kompetenzen sollen weiter verstärkt werden. So wurde die vakante IT-Architektenstelle mit einem KI/LLM-Schwerpunkt ausgeschrieben. In Zusammenarbeit mit der Stabsstelle für Personalentwicklung und Weiterbildung wird zudem der Entwurf einer umfassenden KI-Strategie für die KU erarbeitet.