Confluence
"Gemeinsam mehr erreichen
Confluence ist ein Arbeitsbereich für dein Team, in dem Wissen und Zusammenarbeit aufeinandertreffen, um gemeinsam Großes zu erreichen."
So bewirbt Atlassian sein Produkt Confluence, ein webbasiertes Tool mit einem Wiki als Kern, das auch an der KU als Kollaborationstool zur Verfügung steht.
Was kann man mit Confluence machen?
Der Kern von Confluence ist ein Wiki. Damit ist es zunächst einmal geeignet für das Wissenmanagement. Themenbereiche können gemeinsam erarbeitet und immer wieder verbessert oder aktualisiert werden.
Die Funktionalität von Confluence geht aber schon Sachen Basisfunktionalität über die eine klassischen Wikis hinaus. Ferner wurden zahlreich Addons erworben, die weitere Funktionen ermmöglichen. So ist die Nutzung als klassischischer Teambereich möglich, Per Vorlage können so z.B. nach einer einheitlichen Struktur Besprechungsnotizen erfasst und struktuerelle Daten aus verschiedenen Besprechungen auf einer Übersichtsseite ausgegeben werden. Auch für Projekte kann man dieses Tool nutzen, mit einem einfachen Tool kann der Status eines jeden Projektschritts festgehalten und modifiziert. Man muss jedoch festhalten, dass Confluence kein klasssiches Projektmanagementtool darstellt.
Wer bekommt einen Confluence-Zugang?
Die KU hat nch dem Umstieg auf die bayernweite Instanz BayernCollab keine gravierenden Beschränkungen bei der Anzahl der Lizenzen für Confluence, aber trotzdem vergeben wir nicht an jedes KU-Mitglied ohne Vorbedingungen einen Zugang zu Confluence. Hintergrund ist der, dass die Arbeit mit Confluence natürlich einen Sinn ergeben muss. Auch wenn wir derzeit aufgrund einer Anschubfinanzierung des Freistaats Bayern nicht für die einzelnen Nutzer extra zahlen müssen, wird dies aber in absehbarer Zeit so sein.
Wer in Confluence in einem bereits vorhandenen Bereich mitarbeiten will oder soll, bekommt natürlich derzeit ohne Probleme eine Lizenz. Der jeweilige Bereichsadministrator kann sich dazu an die Ansprechpartner für diesen Service wenden, am besten über unseren ServiceDesk.
Sollten Sie einen neuen Verwendungszweck für Confluence haben und möchten dafür einen Bereich und ein paar Kennungen für mitarbeitende Personen eingerichtet haben, so wenden sich Sie sich wiederum an die Ansprechpartner für Confluence.
Sind meine Daten in Confluence sicher aufgehoben?
Confluence arbeitet mit einer relativ feinen Rechtevergabe. Zunächst werden Berechtigungen für Bereiche vergeben. Nur wer zumindest Leserechte für den Bereich hat, kann den Namen des Bereichs wahrnehmen und natürlich dann die enthaltenen Seiten lesen. Berechtigungen zum Bearbeiten, Löschen oder Kommentieren können explizit vergeben werden. Innerhalb eines Bereiches können einzelne Seiten wiederum in Bezug auf das Lesen und Bearbeiten eingeschränkt werden. Damit sollte ein gewisses Niveau der Vertraulichkeit Ihrer Daten gewährleistet sein.
Ferner wird Confluence auf Servern des LRZ gehostetet. Die Daten liegen also im Hoheitsbereich eines Rechenzentrums für bayerische Hochschulen, so dass eine Hürde in Sachen Datenschutz genommen sein dürfte.
Aber Confluence ist aber weltweit erreichbar. Das ist notwendig, damit alle Hochschulen in dieser Instanz und ggf. auch Externe, die mit den Hochschulen zusammenarbeiten, darauf zugreifen können. Andererseits birgt dies natürlich ein gewisses (zusätzliches) Risiko, weil potentielle Sicherheitslücken in der Software leichter ausgenutzt werden können.
Bitte beachten Sie: Ein Hochsicherheitstrakt ist Confluence nicht. So wird davon abgeraten, sicherheitsrelevante Details wie Passwörter dort abzulegen. Ansonsten kann man von einem relativ hohen Sicherheitsniveau ausgehen.
Wie kann ich den Umgang mit Confluence erlernen?
Um Confluence-Seiten lesen zu können, bedarf es keinerlei zusätzlicher Kenntnisse, weil es sich einfach um Webseiten handelt.
Das Ändern oder Ergänzen einfacher Textpassagen ist sehr einfach und bedarf sicher auch keiner großen Erklärungen. Man geht in den "Bearbeiten"-Modus und klickt nach Durchführung der Arbeiten auf "Aktualisieren".
Wenn man bereits eine Confluence-Kennung besitzt, kann man auf den Bereich KU.know-how: Wissensmanagement und dort auf die Seiten unter https://collab.dvb.bayern/display/KUWM/Einstieg+in+Confluence zugreifen. Hier werden Verweise auf deutschsprachige Lernvideos und Hilfeseiten sowie die Atlassian-Dokumentation in englischer Sprache unter https://confluence.atlassian.com/doc/confluence-server-documentation-135922.html gegeben, aber auch eigene Tipps zum Umgang mit Confluence in unserer spezifischen Umgebung angeboten.
Wenn Sie jedoch eine klassische Schulung bevorzugen, so ist hier auch das Rechenzentrum Ihr Ansprechpartner. In gewissen Abständen werden insbesondere Einführungsschulungen (Schulungsangebot des Rechenzentrums) angeboten, bei Bedarf kann ab einer vernünftigen Gruppengröße auch eine spezifische Schulung organisiert werden.