Zoom

Zoom ist eine Videokonferenz-Lösung, mit der sich Video-Meetings, Audiokonferenzen, Webinare und Live-Chats abhalten lassen.

Um an einer Webkonferenz mit Zoom teilnehmen zu können, benötigen Sie eine Applikation auf Ihrem Endgerät. Für iOS und Android kann diese App direkt aus den jeweiligen App Stores bezogen werden. Die Installation und die Nutzung des Clients für Windwos und macOS wird in der Anleitung beschrieben, 

Zoom Hinweise bei der Verwendung in Prüfungen
Datenschutzhinweis zur Nutzung von Zoom
End-to-End-Verschlüsselung (E2E) für Meetings
Installation und Nutzung des Zoom-Clients
Anleitung Zoom Meeting inklusive Umfrage/Wahl erstellen

Achtung

Wir weisen darauf hin, dass Mitarbeiter für vertrauliche Besprechungen mit sensiblen Inhalten, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und/oder die On-Premise Lizenz in Zoom verwenden müssen.

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung:
    Diese Einstellung ist im Zoom-Client beim Planen eines Meetings unter dem Punkt "Verschlüsselung" zu finden. Dort wählen Sie bitte "Durchgehende Verschlüsselung".
  • Eine On-Premise Lizenz für Mitarbeiter, kann temporär für "sensible Besprechungen" beantragt werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an den IT-ServiceDesk.

Verhaltensregeln

  • Meeting für weitere Teilnehmer sperren
    (Um diese Funktion einzuschalten klicken Sie während des laufenden Meetings am unteren Bildschirmrand auf „Teilnehmer verwalten“. Klicken Sie dann rechts unten auf die Schaltfläche „Mehr“. Wählen Sie im aufklappenden Menü den Eintrag „Meeting sperren“. Damit können keine weiteren Teilnehmer am Meeting teilnehmen. Dabei ist es egal, ob diese eine Einladung haben oder über einen anderen Weg dem Meeting beitreten wollen)

  • Link zu Meetings nicht öffentlich teilen
    (Nutzer werden in der Regel zum Meeting per E-Mail eingeladen. Im Text der E-Mail ist ein Link, über den die Teilnehmer bequem und ohne Passworteingabe ins Meeting gelangen. Diesen Link sollten Sie nicht öffentlich teilen. Denn damit würden Sie ungebetenen Gästen einen problemlosen Zugang gewähren)

  • Der Client sollte immer auf dem neuesten Stand gehalten werden
  • Annotation deaktivieren (evtl. auch als administrativer Eingriff grundsätzlich)
    (Sie und Ihre Teilnehmer können Inhalte mithilfe von Annotationen während der Bildschirmfreigabe gemeinsam kritzeln und markieren. Sie können die Anmerkungsfunktion in Ihren Zoomeinstellungen deaktivieren, um zu verhindern, dass Personen auf allen Bildschirmen schreiben)

Hinweise zu Abstimmungen mit der Umfragefunktion

  • Rolle des Moderators bzw. der Moderatorin bei der Abstimmung: Die Umfragefunktion steht nur dem*der Moderator*in zur Verfügung. Wer die Umfrage erstellt, kann nicht selbst an dieser teilnehmen. Daher sollten das Meeting und die Umfrage von einer neutralen Person durchgeführt werden. Co-Moderator*in und alternative Host dürfen ebenfalls nicht teilnehmen.
  • Stimmenübertragung: Die Umfrage-Funktion stellt sicher, dass jede*r Meeting-Teilnehmer*in genau einmal abstimmen kann. Stimmenübertragungen sind technisch nicht möglich.
  • Enthaltungen: Stimmberechtigte müssen sich nicht an einer Umfrage beteiligen. Um die Übersicht über die Teilnehmerzahl zu erhalten, ist es ggf. sinnvoll "Enthaltung" als Antwortoption mit einzubauen.
  • Anonymität: Bei einer anonymen Umfrage werden die Teilnehmerinformationen im Umfragebericht (s.u.) anonymisiert.
  • Datensparsamkeit: Beachten Sie nach Möglichkeit das Prinzip der Datensparsamkeit. Verwenden Sie bei Abstimmungen keine Namen, sondern neutrale Bezeichnungen wie z.B. "Kandidat*in A".
  • Umfragebericht: Der Umfragebericht ist über das Webinterface abrufbar (s. Abschnitt "Umfragebericht herunterladen").
    Achtung:
    • Wenn die Registrierung eingeschaltet war und die Umfrage nicht anonym war, werden die Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer aufgelistet.
    • Wenn die Registrierung nicht aktiviert war, werden die Ergebnisse angezeigt, aber die Benutzer als "Gast" aufgelistet.
    • Wenn die Umfrage anonym war, wird "anonym" für die Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer angezeigt.
  • Nutzung der Personal-Meeting-ID nicht empfohlen: Es wird empfohlen, die Personal-Meeting-ID, eine zum Konto gehörende eindeutige Nummer, nie als Meeting-ID zu benutzen.
  • Setzen Sie immer ein Kennwort für Meetings; Wenn die Kenntnis einer Meeting-ID für das Betreten eines Meetings ausreichend ist, können auch unerwünschte Personen sich Zutritt verschaffen, denn die Meeting-ID ist, unter anderem durch automatisierte Verfahren, zu leicht zu erraten.
  • Erwägen Sie, den Zutritt nur mit Login zu gestatten: Falls alle Teilnehmer*innen am Meeting einen Account in der Zoom-Instanz der KU haben, kann die Option nur berechtigte Benutzer können teilnehmen aktiviert werden. Dann reichen Meeting-ID und Kennwort nicht, sondern es muss ein Login mit dem Zoom-Account der KU erfolgen. Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn sichergestellt ist, dass die Teilnehmer*innen alle obige Voraussetzung erfüllen.

Allgemein

Empfohlene Kontoeinstellungen in Zoom

  • Warteraum AN

  • Audiotyp: Computeraudio

  • Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten EIN

  • Chat EIN

  • Verhindert, dass Teilnehmer den Chat speichern EIN

  • Privater Chat AUS

  • Sound wiedergeben AUS

  • Feedback an Zoom AUS

  • Umfrage für Feedback AUS

  • Co-Moderator EIN

  • Umfragen EIN

  • Bildschirmübertragung EIN

  • Wer kann freigeben? ALLE TEILNEHMER

  • Wer kann die Freigabe starten, wenn eine andere Person die Freigabe verwendet? NUR HOST

  • Annotation AUS (wenn Sie die Annotationen nutzen wollen, dann EIN)

  • Whiteboard EIN

  • Fernsteuerung AUS

  • Feedback ohne Worte EIN

  • Breakout-Raum EIN

  • Email-Benachrichtigungen ALLE AUS

Meeting: Teilnehmen und starten

Meeting planen

Zoom Outlook Plugin

  • Das Zoom Microsoft Outlook Plugin ist so konzipiert, dass die Planung eines Meetings in Microsoft Outlook schnell und zweckmäßig ist. Mit Plugin können Sie sofortige Zoom Meetings planen und starten, sowie vorhandene Meetingevents zu Zoom Meetings machen. Das Outlook Plugin kann auch arbeitsfreie/arbeitsreiche Zeiten zum Zoom Client anhand Ihrer Outlook Kalenderevents synchronisieren. Eine Anleitung ist hier zu finden: https://support.zoom.us/hc/de/articles/200881399-Microsoft-Outlook-Plugin

Einstellungen und Bedienelemente

Bewährte Methoden für die Sicherung Ihres virtuellen Klassenzimmers

Probleme

PDF-Anleitungen

Schulungen

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